Wat verstaan jullie onder risicobeheersing of risicomanagement?
Tim: “In elk project speelt risicomanagement een belangrijke rol. Het gaat om vooruitkijken: wat kan er mogelijk misgaan en wat kunnen we nu doen om mogelijke hindernissen te adresseren? Want als je dat niet doet, als je niet vooruitdenkt, dan ben je eigenlijk continu brandjes aan het blussen.”
Menno: “Proactiviteit is hier de sleutel. Je zou kunnen zeggen dat wij aan risicomanagement doen, nog voordat het risico zich voordoet. Een manier om met die risico’s om te gaan is een reservering aanmaken; een budget apart zetten zodat je om kunt gaan met de negatieve gevolgen van een risico. Deze uiten zich bijvoorbeeld in hogere kosten of een vertraging. Daarom kun je risico ook niet los zien van de andere beheersaspecten van GROTIK; risico heeft altijd impact de andere letters.”
Wat is de traditionele manier van risicomanagement?
Menno: “De meest traditionele aanpak is dat je een risicomatrix aanmaakt in Excel, waar je met een vaste groep doorloopt om de opgenomen risico’s te monitoren en, indien nodig, te updaten. Er zijn verschillende methodieken voor risicomanagement. Bij Brink werken we het voornamelijk met RISMAN. In deze methode maak je een overzicht van de ongewenste gebeurtenis (het risico), de oorzaak, het gevolg, de impact (tijd, kwaliteit en kosten), en de kans van optreden.
Tim: “Met deze methode kun je risico’s kwantificeren, bijvoorbeeld door een bedrag te koppelen aan een ongewenste gebeurtenis. Wat je met zo’n methodiek niet kunt voorkomen, en dit zien we in de praktijk wel regelmatig gebeuren, is dat zo’n risicoanalyse ergens onder op de stapel belandt. Het lastigste van risicomanagement is het bespreekbaar en inzichtelijk maken van risico’s, zodat ze door iedereen worden gezien. Daarom werken we steeds meer met dashboards die de actuele status van risico’s weergeven. Dat helpt om het onderwerp op de agenda van overleggen te krijgen.”
Menno: “In zo’n dashboard benoemen we periodiek de top drie risico’s zodat ze ‘top of mind’ blijven.”
Kunnen jullie voorbeelden geven van risico’s om op te sturen?
Menno: “Een risico kan zijn dat je verwacht dat een gebruiker aanvullende eisen stelt die buiten de oorspronkelijke scope vallen. Neem bijvoorbeeld het toevoegen van extra pantries. Als je die ongewenste gebeurtenis benoemd hebt, kun je vervolgens beheersmaatregelen opstellen: wat gaan we doen als dit soort eisen inderdaad op tafel komen?”
Tim: “Onlangs hebben we de nieuwbouw van een kantoorpand begeleid. We kwamen erachter dat volgens de planning de maatwerkinrichting al zou worden ingehuisd voordat het pand geklimatiseerd was. En dat zou schade kunnen toebrengen aan de houten elementen. We hebben dat risico gemeld, onderzocht wat de impact zou kunnen zijn en welke maatregelen mogelijk waren. Als je weet wat de impact is, dan kun je daarop gaan sturen.”
Wat is er de afgelopen jaren veranderd in de wereld, waardoor risicomanagement lastiger is geworden?
Tim: “De wereld is onvoorspelbaarder geworden. Kijk alleen al naar het afgelopen decennium: stikstof, corona, de oorlog in Oekraïne, handelstarieven. Er speelt gewoon heel veel. Voor bouwprojecten is ecologie tegenwoordig een complexer onderwerp geworden. Sommige ecologische onderzoeken zijn seizoensgebonden; een vleermuisscan kun je bijvoorbeeld alleen uitvoeren tussen april en oktober, omdat vleermuizen dan niet in winterslaap zijn. Als je dat weet, dan kun je daarop anticiperen. En zo voorkom je dat je er in oktober achter komt dat de scan nodig is en dat het project onnodig een halfjaar vertraging oploopt.”
Menno: “Een ander risico wat we steeds vaker terug zien komen is arbeidsschaarste. Mensen veranderen sneller van baan en er is een tekort aan professionals in de bouw. Natuurlijk is dat primair een risico van een aannemer, maar als opdrachtgever merk je wel de gevolgen, dus moet je dat risico in kaart brengen en proberen te mitigeren.”
Hoe past de wereld van risicomanagement zich aan deze veranderingen aan?
Menno: “We zien dat opdrachtgevers meer werk van risicomanagement maken, professioneler zijn geworden. Veel opdrachtgevers hebben zelfs risicomanagers die specifiek verantwoordelijk zijn voor risicobeheer. Onlangs hebben we een grote gemeente nog geholpen om risicosessies te organiseren en een risicomethodiek te implementeren. De komende jaren verwacht ik dat we steeds meer gebruik gaan maken van data om risico’s te kwantificeren. We hebben zo veel data tot onze beschikking, er is een enorme kans om die in te zetten om scenario’s te schetsen en voorspellingen te doen.”
Tim: “Daar zit zeker toekomst in. Nu bedenken we mitigerende maatregelen vaak op basis van onze kennis en expertise, maar je kunt veel meer gebruik maken van documentatie van eerdere projecten. Dan kun je, nog veel meer dan nu het geval is, met data onderbouwde beslissingen nemen om risico’s te kwantificeren en erop voor te sorteren. Technologieën als AI kunnen daar een belangrijke rol in spelen, omdat het eenvoudiger wordt om relevante data uit eerdere projecten te gebruiken om voorspellingen te doen, berekeningen te maken en scenario’s te schetsen. Dus aan de ene kant wordt de wereld steeds onvoorspelbaarder, aan de andere kant maakt digitalisering het mogelijk om steeds intelligenter om te gaan met risico’s.”