Werken bij Brink. Uitdagend anders. Wie durft?

Dit is het 6de deel in deze reeks. De eerste 5 blogs gingen onder meer in op het belang van gezamenlijke (vastgoed)ambities, hoe je draagvlak en samenwerking creëert, waarom het zo cruciaal is om al in een heel vroeg stadium af te spreken wie wat doet en welke competenties je in de gefuseerde vastgoedorganisatie nodig hebt. Ook lees je in de vorige blogs antwoorden op vragen als ‘Als je gaat regisseren, welke rol geef je de markt dan?’ en ‘Als je de markt gaat benaderen, wat is dan de meest passende strategie om dat te doen?’ Lees deel 1, deel 2, deel 3, deel 4 en deel 5 over gemeentelijke fusies in Groningen.

De werkzaamheden van je vastgoedorganisatie zijn (straks) verweven met die van andere (beleids)afdelingen en ook met de markt? Hoe hou je grip op verbetering?
De vastgoedorganisatie staat binnen de gemeente(n) niet op zichzelf. Het vastgoedbeleid is ondersteunend aan de  doelstellingen van de gemeente als geheel, de aansturing past binnen het gemeentelijk besturingsmodel en de verantwoording maakt integraal onderdeel uit van de Planning & Control cyclus. Nauw verweven dus met elkaar. Sport. Welzijn. Cultuur. Onderwijs. Werk dan ook bijvoorbeeld gezamenlijk aan huisvestingsplannen, zodat vastgoed ook daadwerkelijk bijdraagt aan het realiseren van de beleidsdoelstellingen.

Hoe hou je alle gillende kikkers in de kruiwagen?
De vraag klinkt misschien wat oneerbiedig, maar gedurende het proces van fusie komt er heel wat op je pad. Verschillende belangen. Uiteenlopende meningen. Terecht of onterecht. Verrassende wendingen. Begin dus met een ambitie die gedragen wordt door het bestuur en/of het management. Deel deze met de organisatie en houd hier aan vast. Maak een routekaart. Met communicatiemomenten (extra tip: betrek de afdeling Communicatie erbij). Zorg dat alles binnen de ambitie past en verwijs daar telkens weer naar. Denk aan het draagvlak. Betrek de juiste mensen erbij. Zeker ook de dwarsliggers.

Een integraal huisvestingsplan, hoe krijg je dat voor elkaar?
Bij het begin beginnen. Met de gezamenlijke ambitie en het beleid dat je samen opstelt. Hoe ziet de wensenportefeuille eruit? En waarom? Betrek vooral de diverse gebruikers hierbij. Tijdig. Maak er een gezamenlijk plan van.

Welke spelregels moet je afspreken?
Vastgoed. Beleid. Financiën. Aangrenzende beleidsvraagstukken. Je moet het allemaal samen laten komen en dat is een hele klus. Inventariseer daarom niet alleen welke afdelingen je nodig hebt of welke mensen je daarbij moet betrekken, maar maak ook een overzicht van alle spelregels die al in beeld zijn. En welke heb je daarvan nodig voor de toekomstige vastgoedorganisatie?
Waar komt bijvoorbeeld de opbrengst van de verkoop van een object terecht, bij de vastgoedafdeling of bij de beleidsafdeling? En als er door het afstoten van dat pand een exploitatietekort bij vastgoed ontstaat, moet de beleidsafdeling dat dan compenseren aan vastgoed? Zomaar wat voorbeelden die we tegenkomen in de praktijk, en die nogal bepalend zijn voor hoe het spel gespeeld wordt. Goed over nadenken dus, leg de prikkels op de juiste plaats en breng verantwoordelijkheden in lijn met de sturingsmogelijkheden.

Welke KPI’s heb je nodig en hoe kan je daarop blijven monitoren?
Let op die indicatoren die passen bij je opgave. Begin klein en richt je achterliggende (vastgoed)informatie zo in dat je indicatoren ook werkelijk wat zeggen. Blijven monitoren en aansturen op rendementsverbetering kun je doen op financieel vlak, maar ook op maatschappelijk vlak. Afhankelijk van welk ‘rendement’ je zoekt. Moeten de indicatoren meer technisch worden ingestoken of zijn ze meer kwalitatief-functioneel? Of toch sec, financieel? Neem je ambitie als uitgangspunt. Werk van daaruit aan concrete acties ter verbetering van de prestaties van je portefeuille(management). Dus werk vanuit je ambitie en doelen, vertaal die naar concrete inspanningen en processen en maak die meetbaar.

Met welke stappen is je vastgoedorganisatie operationeel?
Je begint met je ambitie. Daaruit volgt je beleid en dan formuleer je je doelstellingen. Vervolgens kies je je organisatiemodel, benoem je een kwartiermaker en vul je het stappenplan in, de routekaart. Richt dan een ‘projectorganisatie’ op, leg op deelaspecten processen en werkafspraken vast en richt, of herinricht, uiteindelijk de formatie in op competenties. En dan? Aan de slag!

Wil je meer lezen over wat wij leerden van eerdere gemeentelijke fusies die wij begeleidden? Vraag de publicatie over gemeentelijke fusies in Groningen aan. Of neem contact met mij op.

Brink Management / Advies adviseert over vastgoed- en huisvestingsvraagstukken. Ook gemeenten begeleiden we op allerlei vlakken. Van nieuwbouw of renovatievraagstukken voor de eigen organisatie, tot het uitwerken van vastgoedbeleid en het inrichten van de vastgoedorganisatie. We werken vanuit Groningen, Rotterdam en Eindhoven.