De I van GROTIK

Voor Toine is de definitie van informatiemanagement in de basis helder: “Het is een proces dat partijen voorziet van de juiste informatie om hun werk goed te kunnen doen: van technische specificaties en contractstukken tot de dagelijkse communicatie tussen de tientallen partijen op de bouw. Het managen daarvan is zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste partij komt.” Simpel in theorie, maar weerbarstig in de praktijk. Want de snelheid en schaal van informatieuitwisseling zijn radicaal veranderd. Zo vliegen documenten meerdere keren per dag heen en weer via mail, SharePoint en data rooms. Jeroen, die al 21 jaar projecten begeleidt, ziet de risico’s van die snelheid: “Vroeger werd een fysieke tekening contractueel vastgelegd: dat was het uitgangspunt. Nu werkt elke partij in de keten met een eigen systeem. Als die systemen niet naadloos op elkaar aansluiten, ontstaan er meerdere digitale versies van de waarheid. Dat ondermijnt de grip op een project.”

Toine wijst hierbij op een structureel probleem in de sector: de tools worden weliswaar slimmer, maar de manier waarop we informatie overdragen verandert nauwelijks. “Een bouwtekening werd vroeger op papier gemaakt en nu digitaal, maar in de kern maken we nog steeds dezelfde tekening. De vraag is of een platte tekening, ook al is die inmiddels digitaal, het meest geschikte middel is om de informatie die partijen nodig hebben over te dragen.” Dat de uitvoerder op de bouwplaats nog steeds het liefst met iets tastbaars werkt, is volgens Toine geen bewuste keuze, maar gewoonte. De hele sector is zo ingericht dat de fysieke, platte tekening als contractstuk diep verankerd zit. Jeroen herkent dit: “Dit is geen onwil; de bouw is nu eenmaal een conservatieve branche.”

Nooit eerder was er zoveel data beschikbaar in een bouwproject. Modellen, dashboards en real-time rapportages leveren een constante stroom aan informatie. Maar meer data leidt niet automatisch tot betere beheersing. Sterker nog: het kan de besluitvorming verlammen. “In de ontwerpfase zorgt de enorme beschikbaarheid van data soms voor een overdaad aan varianten,” legt Jeroen uit. “Omdat we bijna alles kunnen visualiseren en doorrekenen, groeit de verleiding om nog een ontwerpvariant te onderzoeken, en nog een. Voor je het weet heb je een kerstboom aan opties opgetuigd, terwijl de voortgang vraagt om een duidelijke keuze tussen A of B.” De echte winst zit volgens de heren dan ook niet in het volume, maar in de structuur, de toepassing en uitwisseling van de data.

Bouwwerk Informatie Model (BIM) is het meest concrete voorbeeld van hoe informatie een project kan versterken. Waar een traditionele tekening statisch is, brengt BIM alle disciplines – constructie, installaties, planning en kosten – samen in een model. Voor Jeroen is de praktische winst enorm: “Vroeger was ik soms een uur bezig om een complex knelpunt op 2D-tekeningen te doorgronden. Nu zoom ik in op het model en heb ik in vijf minuten het volledige overzicht.” Toine ziet ook andere impactvolle toepassingen, zoals aannemers die BIM gebruiken om productie en uitvoering geautomatiseerd aan te sturen. “Technisch is er veel mogelijk, maar het brengt ook een nieuwe verantwoordelijkheid met zich mee. Als er een fout in het model zit, werkt dat door in de productie.” Door informatie goed te structureren kun je fouten opsporen in de ontwerpfase en niet op de bouwplaats, waar herstel een veelvoud kost. Precies daar zit de frictie in de sector. Uit angst voor juridische discussies wordt BIM zelden als contractstuk geaccepteerd. Men trekt de tekening uit het model, legt deze contractueel vast, waarna de aannemer vaak zelf weer een nieuw model opbouwt. Jeroen: “Alle tijd die daarin gaat zitten, had je kunnen gebruiken om het oorspronkelijke model gewoon direct goed te krijgen. Bovendien creëer je zo weer verschillende bronnen van waarheid, precies wat je niet wilt.”

Of een project informatiegestuurd verloopt of stuurloos ronddobbert, wordt volgens Toine aan het begin bepaald. “Er wordt vaak zomaar een softwareprogramma ingezet en het team gaat direct aan de slag. Pas later blijkt dat het totaal niet aansluit op wat er procesmatig nodig is. Het systeem moet het proces ondersteunen, niet andersom.” Toch kan het ook anders, dat bewijst een project waar Jeroen bij betrokken was. “Wij adviseerden de opdrachtgever om vooraf duidelijke kaders te stellen: welke software, welke
procedures en welke werkwijze. Het fundament stond al voordat de partners instapten en dat gaf rust en duidelijkheid.” Soms is de belangrijkste stap in een project dan ook niet het bouwen zelf, maar het durven stilstaan. Jeroen: “Vragen zoals ‘wat is nu de definitieve informatie?’ en ‘wat ontbreekt er nog?’ moeten beantwoord zijn voordat je verder kunt.”

Over de opkomst van AI zijn de heren eenduidig: het is een krachtig hulpmiddel dat ze dagelijks inzetten. Zo werkt Toine samen met het datateam van Brink aan tools die routinematig werk automatiseren, terwijl Jeroen AI gebruikt om sneller door grote hoeveelheden contractstukken te navigeren. “Iets wat mij normaal een dag kost, doe ik nu in een half uur. Maar ik verifieer nog altijd alles. Dat menselijke stukje blijft essentieel.” Samen schetsen ze een toekomstbeeld van bouwvakkers met AR-brillen en robots op de bouwplaats. Maar, zeggen ze, informatiemanagement wordt nooit volledig door algoritmes overgenomen. Toine: “AI kan het antwoord sneller geven dan wij, maar het stelt nooit de kritische vraag: ‘Waarom doen we dit eigenlijk?’ Bepalen wat de behoefte is en welke waarde we toevoegen, dat blijft mensenwerk.” Jeroen vult aan: “Er moet altijd iemand het initiatief nemen en de output verifiëren. Informatiemanagement is techniek, maar projectmanagement blijft psychologie. Je moet de mensen meekrijgen, niet alleen hun computers.”