Lastig rondrekenen
Het stapelen van ambities vindt momenteel plaats in een periode met stijgende kosten, economische onzekerheden, een grote urgentie om te verduurzamen en een grote maatschappelijke vraag naar woningen en bijpassende functies. De combinatie van hogere ambities én lastige externe factoren is lastig en drukt onherroepelijk ook op de businesscase van ontwikkelaars. Voor gemeentes en ontwikkelaars wordt het ingewikkelder om een duurzaam én een haalbaar plan rond te rekenen.
Onderhandelingsruimte
Om te beoordelen hoe gebiedsontwikkelaars de uitdaging van ambities versus haalbaarheid toch aan kunnen gaan, heb ik voor mijn afstudeeronderzoek twee verschillende selectiemethodes vergeleken: de partnerselectie en de tender. In beide selectiemethodes is sprake van enige ruimte tot onderhandeling. Mijn doel was om te kijken of onderhandelen kan helpen om duurzaamheidsambities binnen de complexer wordende context te vertalen. Conclusie: ja, onderhandelingen kunnen zeker bijdragen. Maar hoe komt dat proces tot stand?
Om de praktijk verder te helpen, heb ik per selectiemethode een strategie ontwikkeld om duurzaamheidsambities beter te kunnen vertalen in een haalbaar plan.
Tabel 1: Analytisch raamwerk voor onderhandelingsprocessen’ door (Baarveld et al., 2015) (bron: (Baarveld et al., 2015))
Er zijn twee vormen van onderhandelen: ‘integrerend’ en ‘distributief’. Bij integrerend onderhandelen ligt de focus op coöperatie. Transparantie, vertrouwen, focussen op onderliggende en gedeelde belangen zijn de bouwstenen om samen op zoek te gaan naar een passende oplossing. Distributief onderhandelen is het tegenovergestelde: hier ligt de focus op eigen belangen en positie.
Figuur 1: vormen van onderhandelen per selectiemethode (eigen figuur)
Deze vormen komen ook terug in de twee selectiemethodes waarbij er een verschil is in samenwerkingsvorm en afhankelijkheid. In de partnerselectie ligt de nadruk op coöperatie en co-creatie, waarbij de onderlinge afhankelijkheid tussen de partijen groot is. Bij de tender is de afhankelijkheid ook aanwezig, maar minder groot en meer verdeeld over de twee vormen van onderhandelen. De focus van partijen is meer gericht op henzelf in plaats van de ander c.q. hoe men er samen uit kan komen.
Integrale benadering
Hieronder zijn beide strategieën uitgewerkt, elk met een eigen tabel. Per selectiemethode is er een viertal aspecten benoemd met daarbij behorende elementen als aandachtspunt voor de onderhandelingen. We beginnen met de aandachtspunten voor het proces bij de partnerselectie:
| Aspecten | Belangrijke elementen |
| Hoe moeten stakeholders zich opstellen?
|
Gemeente en ontwikkelaars moeten zich zo vroeg mogelijk volledig transparant opstellen. Hierdoor ontstaat er vertrouwen dat essentieel is voor de samenwerking. Dit bevordert het algehele proces, de progressie en ook de focus. |
| Wanneer vinden de onderhandelingen plaats?
|
Onderhandelingen moeten plaatsvinden in de kennismakingsfase en dialoogfase om een band op te bouwen voor verdere onderhandelingen. Hierbij is belangrijk om de ander goed te leren kennen. Wat zijn al hun belangen en welke daarvan zijn essentieel voor hen. Het leidt tot wederzijds begrip en de persoon zelf leren kennen. Tenslotte is een eerlijk gunningsproces niet onbelangrijk. |
| Hoe moeten stakeholders onderhandelen om de duurzaamheidsambities binnen bereik te houden? | Om een duurzaam kwalitatief plan te maken, is het managen van deze ambities als een geheel essentieel. Flexibiliteit binnen een kader maakt het mogelijk om een optimum te vinden in de balans van de ambities. |
| Hoe worden de duurzaamheidsambities benaderd tijdens de onderhandelingen? | Een integrale benadering zorgt voor het behalen van maximale kwaliteit. De sleutel tot succes hierin is het vinden van een weloverwogen balans. Vervolgens is het opschrijven van de ambities in overeenkomsten ook een kwestie van goed afwegen wat wel en niet concreet gemaakt wordt. Concretisering voorkomt greenwashing, maar vermindert flexibiliteit. |
Tabel 2: Verbeteringen voor partnerselectie (eigen tabel)
Partnerselectie is gebaseerd op een coöperatieve manier van samenwerken: aan welke knoppen kunnen beide partijen draaien om zo een juiste balans te vinden tussen alle ambities? Het gaat om transparantie, vertrouwen en het kwetsbaar durven opstellen. Dit zijn de fundamentele bouwstenen voor partnerselectie en de samenwerking die daaruit volgt. Het voordeel van partnerselectie is dat bij deze manier van samenwerken de mogelijkheid bestaat om vanuit een integrale benadering alle ambities en mogelijkheden open op tafel te leggen en zo samen naar een passende oplossing te werken. De opdrachtgever – vaak de gemeente – heeft nog niet alles uitgedacht maar zoekt juist een of meerdere marktpartijen om samen de uitvoering af te stemmen op de ambities voor een gebied. Er wordt daarbij door de gemeente gerekend op het innovatieve vermogen van de markt.
“Coöperatief samenwerken vraagt veel van mensen qua gedragsverandering – iets dat wij als gewoontedieren lastig vinden”
In de praktijk wordt zo de verkokering van beleidsambities doorbroken waardoor de duurzame kwaliteit op langer termijn beter kan worden gewaarborgd. Zowel de marktpartij als de publieke partij moet geforceerd integraal naar de opgave kijken. Beide partijen maken dan samen een bewuste afweging tussen verschillende (kwalitatieve) onderdelen. Doordat in dit samenwerkingsproces het element van tijd zo veel mogelijk wordt geïncorporeerd, kan bovendien beter op de marktvraag gestuurd worden.
Een nadeel van deze manier van samenwerken is de gevraagde kennis en ervaring om dit proces te doorlopen en te sturen. Daarnaast moeten alle betrokken partijen openstaan voor gedragsverandering om anders te willen samenwerken en anders te kijken naar de opgave. Dit komt uiteindelijk neer op de manier waarop mensen zich opstellen ten opzichte van de opgave. Maar ook naar elkaar en zichzelf. Parallel hieraan loopt de transitie van ‘projectdenken’ naar ‘procesdenken’, waarbij veranderende externe factoren invloed hebben op de opgave. Het is aan beide partijen om samen te kijken hoe deze veranderingen systematisch in het samenwerkingsproces kunnen worden ingebouwd. Samenvattend vraagt dit veel van mensen qua gedragsverandering – precies iets wat wij als gewoontedieren lastig vinden.
Eisen en risico’s
Eenzelfde strategie rondom effectief onderhandelen kunnen we opstellen voor de tender-aanpak. Dat resulteert in de volgende aandachtspunten:
| Aspecten | Belangrijke elementen |
| Wie zijn betrokken zijn in alle onderhandelingssessies? | Naast de gemeente en ontwikkelaar, is het betrekken van de eigenaar (van een object) of eindgebruiker verstandig. Hierdoor kunnen ambities effectiever vertaald worden. |
| Hoe moeten stakeholders omgaan met het tweaken van ambities in de uitwerkingsfase? | Het houden aan de overeenkomst(en) is een voorwaarde. Door deze overeenkomsten op een abstracter niveau op te schrijven, behoud je flexibiliteit in het proces en plan. Hiermee vergroot je de haalbaarheid en behoud je kwaliteit. |
| Hoe moeten stakeholders onderhandelen om de duurzaamheidsambities binnen bereik te houden? | Focussen op flexibiliteit. Flexibiliteit is essentieel om een passende oplossing te vinden. Dit begint bij ‘sustainable awareness’ dat zich vertaalt in het opzetten van ambities en eisen, het beoordelen en afspraken maken en op papier zetten. |
| Hoe moeten stakeholders zich opstellen tijdens onderhandelingen? | Stakeholders moeten naar elkaar luisteren en daar vervolgens ook wat mee doen. Dit is het vertrekpunt voor vertrouwen en transparantie. Samen het hoofddoel (een duurzaam en haalbaar plan) voor ogen houden, is daarbij belangrijk. |
Tabel 3: verbeteringen voor tender (eigen tabel)
Naast de bovenstaande vier aspecten in de tenderstrategie is er een aantal fundamentele zaken die helpen tijdens het gehele proces en selectietraject. Voor de tender is belangrijk om te beseffen dat er vooraf bepaald wordt wat de vereisten en de wensen zijn. Vereisten zijn bijvoorbeeld programma, stedenbouw, openbare ruimte, mobiliteit, ecologie, milieu en duurzaamheid: energieneutraliteit, gasloos en waterberging. Wensen hebben betrekking op zaken als: programmamix, Kunstacademie, uitstraling en stedelijk milieu stedenbouw, openbare ruimte, vergroening, mobiliteit, energie, woon-, werk- en leefklimaat, klimaatadaptatie, flora en fauna, circulaire economie.
Kritische vraag
Uiteraard is het de vraag of dit alles tijdens de uitwerking haalbaar is, in die specifieke context. Het opleggen van hoge eisen en ambities helpt aan de ene kant om de markt uit te dagen, maar zorgt aan de andere kant ook voor risico’s voor diezelfde marktpartijen en dus voor het project. Daarnaast is het opzetten en beoordelen van deze vereisten en wensen en hoe daarmee om te gaan ook essentieel in het vertaalproces van initiatief naar uitvoering. De genoemde sustainable awareness begint bij mensen zelf waarbij ze zich moeten afvragen wat nou ‘echt duurzaam’ is. Een kritische vraag die gesteld zou moeten worden is hoe duurzaam is het om een groot versteend gebied drastisch te transformeren naar een groen adaptief ecosysteem, met alle bijkomende ingrepen en processen om tot dit resultaat te komen. Men kan van alles willen, maar de (fysieke) context moet hierin leidend zijn.
Het nadeel van deze vorm van selecteren en samenwerken is dat deze methode de ruimte biedt aan partijen om tijdens onderhandelingen te focussen op zichzelf: distributive negotiation. Hiermee verdwijnt het gevoel van samen iets willen op te lossen wat vervolgens de relatie negatief beïnvloedt.
Passende oplossing
De conclusie van de vergelijking tussen de twee methodes is dat de partnerselectie uitgaat van integrative negotiation en de tender zich beter leent voor distributive negotiation. De huidige gebiedsontwikkelingsopgave in Nederland (met de bijbehorende maatschappelijke vraagstukken in relatie tot duurzaamheidsambities) vraagt om een gezamenlijke aanpak. Daarbij past de vorm van integrative negotiation beter en zo ook partnerselectie. Hierbij komt dat in deze vorm ook regelmatiger onderhandeld wordt om zo vanuit beide perspectieven (markt en overheid) een passende oplossing te vinden.
Bij tenderen is er meer een harde ‘knip’ waarna partijen zich makkelijker op zichzelf focussen. Integrative negotiation is zeker ook mogelijk bij tenderen, maar dat vraagt wel aan beide partijen om deze vorm van onderhandelen – en de samenwerking die daaruit volgt – als vertrekpunt te willen nemen. En het vraagt ultimo om een flinke gedragsverandering.
Gebiedsontwikkeling.nu
Het artikel is onlangs gepubliceerd door Gebiedsontwikkeling.nu. Je leest hier het artikel.
Bron inhoud
Baarveld, M., Smit, M., & Dewulf, G. P. (2015). Negotiation processes in urban redevelopment projects: Dealing with conflicts by balancing integrative and distributive approaches. Planning Theory & Practice, 16(3), 363–384. https://doi.org/10.1080/14649357.2015.1058972
Afbeeldingen
Cover: ‘Groen gebouw in Strijp-S, de creatieve stad in Eindhoven’ door Rosanne de Vries (bron: Shutterstock)
‘Drijvend(e) bos en bollen in de Rijnhaven, Rotterdam’ door 365 Focus Photography (bron: Shutterstock)