Werken bij Brink. Uitdagend anders. Wie durft?

De eerste blogs uit deze reeks gaven antwoord op vragen over je vastgoedorganisatie. Het blog dat je nu leest is het 3de uit de reeks met antwoorden op vragen over je vastgoed. Vragen die we reeds beantwoordden zijn:

  1. Portefeuilles in kaart brengen. Hoe doe je dat het beste?
  2. Je huisvestingsbehoefte. Weet je wat die is? Nu? En straks?
  3. Huisvesting, vastgoed, moet als ‘product’ een goede bijdrage leveren van je organisatie. Hoe maak je die bijdrage optimaal? En welke dromen gaan te ver?
  4. Welke parameters heb je nodig om de juiste keuzes te maken? En hoe krijg je die boven tafel?
  5. Wat zijn je kroonjuwelen? Waar moet je in investeren? En wat moet je afstoten?

We gaan hier verder met vraag 6, 7 en 8, waarbij we weer zoveel mogelijk voorbeelden uit onze praktijk aanhalen.

6. Weet je wat je hebt? Wat de functies zijn? Wat het kost? En wat het opbrengt?
Stiekem zijn deze onderwerpen al in meer of mindere mate voorbijgekomen natuurlijk. Weten waar je naartoe wilt, kan alleen als je het startpunt helder hebt. Dus is het wezenlijk van belang uit te zoeken wat je als fusiepartners allemaal in huis hebt aan vastgoed. Pas dan kan je verder kijken.

Voor de gemeenten Spijkenisse en Bernisse fungeerden wij als kwartiermaker toen zij fuseerden tot de gemeente Nissewaard. De twee vastgoedorganisaties verschilden flink in cultuur, portefeuille, vastgoedkader en administratie. Als de ene gemeente veel monumentaal vastgoed heeft met hier en daar ook achterstallig onderhoud, terwijl de vastgoedportefeuille van de andere gemeente vooral een focus heeft op sport, dan voeg je ze niet een-twee-drie samen. Helemaal niet als ze beide een geheel eigen manier van administreren hebben. Wij begeleidden de gemeenten hier als interne projectleider twee jaar lang bij. Niet alleen hielpen we bij het bedenken en toetsen van de haalbaarheid, we maakten er samen met de twee vastgoedorganisaties ook echt één geheel van.

7. Hoe maak je een langetermijnhuisvestingsplan? Ken je de toekomstige vraag en het aanbod van straks?
Eerder beschreven we al hoe belangrijk het is om een businesscase/valuecase te maken. De analyse die je hiervoor maakt, maakt duidelijk welke objecten een optimale bijdrage leveren aan de primaire processen van je organisatie. En welke niet. Met een gedegen businesscase/valuecase op zak, besteed je ook aandacht aan de analyse voor de toekomst. Wat zijn de kroonjuwelen die je sowieso in portefeuille wilt houden en wat kun je juist wel beter afstoten? Van elk object precies de status weten en weten wat de bijdrage is aan de primaire processen van je organisatie, dat is goud waard. Juist ook voor de (nabije) toekomst. Hierop bouw je je huisvestingsplan.

En we kunnen het niet genoeg benadrukken: de samenwerking tussen de beleidsafdelingen en de afdeling vastgoed is hierbij cruciaal. Strategische keuzes vanuit de beleidsafdelingen bepalen de richting van de gemeente. Als vastgoedafdeling maak je mede mogelijk dat dit beleid wordt uitgevoerd en heb je een belangrijke adviserende rol over hoe het vastgoed optimaal kan worden ingezet. Die samenwerking is niet altijd vanzelfsprekend, weten wij uit de praktijk. Dat kan bijvoorbeeld komen door historisch verworven posities en gebruiken. Dan is het absoluut noodzaak om bij de fusie naast de structuur van de organisatie, ook de cultuur aan te pakken.

8. De boekwaarde van het vastgoed van jouw gemeente mag dan bekend zijn. Maar wat is de waarde van de andere gemeenten?
‘Van ruilen komt huilen’ en ‘De ergste vorm van ongelijkheid is proberen ongelijke dingen gelijk te maken’. Wie brengt welke bruidsschat in? Wil je op gelijke voet van start? Hanteer je dezelfde systematiek om tot deze inzichten te komen? Dan is het antwoord op deze vraag onontbeerlijk.Wij hebben ervaring met dit soort vraagstukken bij onder meer de gemeenten Nissewaard, Den Haag, Haarlemmermeer, Delft, Leiden en Katwijk. Maar ook bij veel andere organisaties, zoals de Nationale Politie en veiligheidsregio’s, waar het vastgoed van de verschillende korpsen of gemeenten werd overgedragen naar één organisatie. Vragen die je jezelf in zo’n proces stelt zijn onder meer:

  • Hoe gaan we zorgen voor een uniforme meetlat?
  • Wanneer mag het vastgoed over?
  • Wanneer spreken we van achterstallig onderhoud, zodat het vastgoed vergelijkbaar van start gaat? Met andere woorden: welk onderhoudsniveau spreek je met elkaar af?
  • Is er een eenduidige definitie voor hoe je boekwaarden hanteert? Als er verschillen zijn in afschrijvingstermijnen ga je immers appels met peren vergelijken.
  • Hoe goed weet je welke huurcontracten erop zitten en is dat goed op orde? Zijn er geen verborgen afspraken die in het verleden gemaakt zijn? Bepaalde rechten over de duur waarop huurders mogen huren of een eventueel recht dat ze hebben gekregen om te kopen?

Verschillen zijn niet erg, goede afspraken over ‘een zachte landing’ of een ‘ingroeimodel’ helpen je constructief verder in de samenwerking.

In het volgende (en laatste) blog meer over hoe je je portefeuille laat meebewegen. De vraag naar vastgoed verandert immers voortdurend. Wil je meer lezen over wat wij leerden van eerdere gemeentelijke fusies die wij begeleidden? Vraag de publicatie over gemeentelijke fusies aan.

Andere blogs over gemeentelijke fusies: