De software van Brink in een nieuw jasje!

Als het gaat om hun vastgoedorganisaties zien we dat gemeenten zichzelf bij fusies vaak al vrij snel de vraag stellen of ze de vastgoedorganisaties zullen samenvoegen. En wat de vastgoedorganisatie dan wordt. Een apart bedrijf? Een divisie? Onderdeel van een shared-service-center?

Dat is zeker geen onbelangrijke vraag, maar je kunt deze vraag pas beantwoorden als je invulling hebt gegeven aan een gezamenlijke ambitie. Welke activiteiten je zelf wilt doen, welke je wilt uitbesteden en waar je op wilt sturen. Sturen op maatschappelijke belangen is bijvoorbeeld heel anders dan sturen op puur financiële en zakelijke drijfveren. Daarom adviseren wij altijd om te beginnen bij het begin.

Hebben jullie gemeenten (vastgoed) ambities die overeenkomen?

Van tevoren bekijken of je – als verschillende gemeenten – dezelfde doelen nastreeft, is bijzonder handig. Goed overleggen en vastleggen wat die ambities dan concreet inhouden, is al de helft van het succes. Door samen het vertrekpunt te bepalen, komt het gedeelde einddoel meer in zicht. Zet de horloges vooraf gelijk. Het voorkomt fricties en mogelijk vastlopen van het proces.

Samenvoegen van gemeenten doe je niet elke dag. Hoe organiseer je dat?

fSamen inventariseren hoe de wensen en voorwaarden liggen doe je met een zogenaamde kwartiermaker. En die moet thuis zijn in deze materie. Bij voorkeur dus een met ervaring in dit soort trajecten. Bovendien is zijn of haar onafhankelijkheid en objectiviteit in dit proces zeer belangrijk. Een kwartiermaker heeft een positieve invloed op de aanpak van het proces, het management en de voortdurende communicatie. Zo zet je met je gemeente een juiste projectorganisatie op.

Voor de gemeenten Spijkenisse en Bernisse fungeerden wij als kwartiermaker toen zij fuseerden tot de gemeente Nissewaard. De twee vastgoedorganisaties verschilden flink in cultuur, portefeuille, vastgoedkader en administratie. Als de ene gemeente veel monumentaal vastgoed heeft met hier en daar ook achterstallig onderhoud, terwijl de vastgoedportefeuille van de andere gemeente vooral een focus heeft op sport, dan voeg je ze niet een-twee-drie samen. Helemaal niet als ze beide een geheel eigen manier van administreren hebben. Wij begeleidden de gemeenten hier als interne projectleider twee jaar lang bij. Niet alleen hielpen we bij het bedenken en toetsen van de haalbaarheid, we maakten er samen met de twee vastgoedorganisaties ook echt één geheel van

Geen enkele gemeente is hetzelfde. Gelijkwaardig in het speelveld van de fusie staan, is dus een uitdaging. Hoe doe je dat?

Deel vooral je kennis, ervaring en systemen met elkaar. De gemeente die het verst hierin is, kan heel goed de rol van coach op zich nemen. Leer van elkaar, maar zonder dwang om te conformeren aan één specifieke werkwijze. Lukt dit niet, dan is externe begeleiding een optie.

Begin ook op tijd. Toen de gemeenten Delft en Rijswijk een vergaande samenwerking wilden starten bleken de verschillen tussen de vastgoedorganisaties te groot. Het kleinere Rijswijk was duidelijk minder ver dan het grotere Delft. Rijswijk moest dus eerst bijtrekken voordat gezamenlijk voordeel kon ontstaan. Dat kostte tijd. Wacht dus niet tot het zover is, maar start met de voorbereiding zodra je weet dat de fusie eraan zit te komen. Als de situaties té onvergelijkbaar zijn werkt het niet om samen te gaan.
In het volgende artikel gaan we hier verder op in met antwoorden op de vragen: Hoe creëer je draagvlak en samenwerking? En hoe zorg je voor vastgoedbeleid waar iedereen achter staat? We hebben ook een publicatie beschikbaar, met daarin alle vragen en antwoorden op een rij.

Interesse? Vraag de publicatie over gemeentelijke fusies in Groningen aan.

Brink Management / Advies adviseert over vastgoed- en huisvestingsvraagstukken. Ook gemeenten begeleiden we op allerlei vlakken. Van nieuwbouw of renovatievraagstukken voor de eigen organisatie, tot het uitwerken van vastgoedbeleid en het inrichten van de vastgoedorganisatie. We hebben vestigingen in Groningen, Rotterdam en Eindhoven.