In juli 2023 bracht de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) een publicatie uit, waarin zij schrijft: “When considering all automation technologies including AI, 27% of jobs are in occupations at high-risk of automation.” OESO geeft een aantal voorbeelden van beroepen die sterk worden bedreigd door AI: artsen, bankiers, juristen, boekhouders, managers, ingenieurs en leerkrachten. Ik vraag me af: wat zouden de gevolgen van AI voor aanbesteden kunnen zijn?
ChatGTP – het bekendste chatbot op basis van AI – is goed in het formuleren van breed ingestoken, complete antwoorden op de meest uiteenlopende vragen. En als je doorvraagt, gaat ChatGTP ook de diepte in. In het vakgebied waar ik werk – inkopen, contracteren en aanbesteden in de bouw- en vastgoedsector – gaat het vaak om het verleiden van de opdrachtgever. Een goede tekstschrijver scoort helaas soms beter dan iemand die echt verstand heeft van de materie (maar niet zo goed is in formuleren). Sommige marktpartijen brengen inhoudelijke kennis en schrijfvaardigheid nu al goed samen, maar antwoorden zijn ondanks dat toch vaak niet compleet. Mijn hypothese is, dat het indienen van een perfecte aanmelding of inschrijving met ChatGTP in sommige gevallen wel heel erg gemakkelijk wordt. Om deze veronderstelling te toetsen, heb ik enkele vragen die als selectie- of gunningscriterium zouden kunnen worden gebruikt, ingevoerd in versie 3.5 van ChatGTP. Ik heb niet zomaar wat criteria gebruikt, maar me bewust gericht op visies en plannen van aanpak. Deze onderdelen komen in veel aanbestedingen voor en zijn nu al vaak een geschikte ‘prooi’ voor goede tekstschrijvers. En leiden bij de uitvoering van een opdracht niet zelden tot teleurstellingen, omdat de goede tekstschrijver meer heeft beloofd dan de marktpartij kan waarmaken. In het vervolg van dit artikel behandel ik de vragen die ik heb gesteld en de antwoorden van ChatGTP. En ik trek conclusies voor de praktijk van het aanbesteden.
Om alvast een tip van de sluier op te lichten: ChatGTP kan marktpartijen enorm ondersteunen bij het ontwikkelen van goede antwoorden, die de breedte en diepte van een criterium behandelen. Marktpartijen kunnen hiermee zeer goede antwoorden ontwikkelen zonder dat zij beschikken over diepgaande kennis van de materie. En goede tekstschrijvers zijn hierbij niet of nauwelijks meer nodig.
Voorbeeld 1: visie
Duurzaamheid is een populair thema en binnen dit thema is circulariteit helemaal ‘hot’. Ik heb ChatGTP de volgende vraag gesteld:
Geef een brede visie op de integratie van circulariteit in het ontwerpproces van nieuwbouwwoningen. Geef hierbij suggesties om dit te verankeren in de bedrijfsvoering van een architect.
Het antwoord van ChatGTP is:
Circulariteit is een belangrijk concept in het ontwerpproces van nieuwbouwwoningen. Het houdt in dat er rekening wordt gehouden met het hergebruik van materialen, het minimaliseren van afval en het verminderen van de ecologische impact van het gebouw. Om circulariteit te integreren in het ontwerpproces, kunnen architecten verschillende stappen nemen. Ten eerste kunnen architecten materialen selecteren die gemakkelijk kunnen worden gedemonteerd en hergebruikt. Dit betekent dat er bijvoorbeeld gebruik kan worden gemaakt van modulaire bouwsystemen en demontabele verbindingen. Op deze manier kunnen materialen aan het einde van de levensduur van een gebouw worden gedemonteerd en elders worden gebruikt. Daarnaast kunnen architecten ook rekening houden met de levensduur van materialen. Door duurzame materialen te kiezen die lang meegaan en weinig onderhoud vereisen, kan de behoefte aan vervanging en afval worden verminderd. Verder kunnen architecten ook nadenken over de energie-efficiëntie van een gebouw. Door gebruik te maken van energiezuinige technologieën en ontwerpprincipes, kan de ecologische impact van het gebouw worden verminderd. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van zonne-energie, goede isolatie en efficiënte verwarmings- en koelsystemen. Om circulariteit te verankeren in de bedrijfsvoering van een architect, kunnen architecten bijvoorbeeld een circulair ontwerpproces ontwikkelen en implementeren. Dit proces kan bestaan uit het in kaart brengen van de levenscyclus van materialen, het opstellen van richtlijnen voor het gebruik van duurzame materialen en het trainen van medewerkers in circulair ontwerpen. Daarnaast kunnen architecten ook samenwerken met andere partijen in de bouwsector, zoals aannemers en leveranciers, om circulariteit te bevorderen. Door gezamenlijk te werken aan circulaire oplossingen en het delen van kennis en ervaring, kan circulariteit beter worden geïntegreerd in het ontwerpproces van nieuwbouwwoningen.
Voorgaande tekst is niet panklaar, maar het is een aardig begin om een goed antwoord te formuleren. Als je als opdrachtgever van een aanbesteding het beoordelingskader dat bij het criterium hoort met te weinig zorg hebt geformuleerd, koerst een inschrijver die met voorgaande tekst aan de slag gaat rechtsreeks af op een hoge score. Dan is nog wel wat verdieping nodig. Laat ik eens inzoomen op een deel van het antwoord: “het trainen van medewerkers in circulair ontwerpen”. Ik heb de volgende vraag aan ChatGTP gesteld:
Hoe kan ik medewerkers van een architectenbureau trainen in circulair ontwerpen?
Het antwoord van ChatGTP luidt:
Er zijn verschillende manieren om medewerkers van een architectenbureau te trainen in circulair ontwerpen. Hier zijn enkele suggesties: 1. Organiseer workshops en trainingssessies: Plan regelmatig workshops en trainingssessies waarin medewerkers kunnen leren over circulair ontwerpen. Nodig experts uit om presentaties te geven en praktische oefeningen te doen. 2. Bied online cursussen aan: Overweeg het aanbieden van online cursussen over circulair ontwerpen. Dit stelt medewerkers in staat om op hun eigen tempo te leren en toegang te hebben tot waardevolle informatie en bronnen. 3. Stimuleer kennisdeling: Moedig medewerkers aan om kennis en ervaringen met circulair ontwerpen met elkaar te delen. Dit kan gebeuren via interne presentaties, discussieforums of zelfs een intern mentorprogramma. 4. Betrek externe experts: Werk samen met externe experts op het gebied van circulair ontwerpen om medewerkers te trainen en te begeleiden. Deze experts kunnen waardevolle inzichten en praktische tips delen. 5. Implementeer circulaire ontwerpprincipes in projecten: Moedig medewerkers aan om circulaire ontwerpprincipes toe te passen in hun projecten. Dit kan hen helpen om de concepten en technieken in de praktijk te brengen en ervaring op te doen. Het is belangrijk om een cultuur van continu leren en verbeteren te bevorderen binnen het architectenbureau. Door medewerkers te trainen en hen de nodige middelen en ondersteuning te bieden, kunnen ze succesvol circulair ontwerpen integreren in hun werk.
De reactie van ChatGTP op mijn verdiepende vraag is behoorlijk concreet en biedt veel houvast om een uitstekend antwoord te schrijven. Ik heb in de loop der tijd veel vergaderingen van beoordelingscommissies bijgewoond en de meeste commissies zouden heel blij zijn geworden van wat ChatGTP heeft samengesteld. Ik zoom nog een keer in, nu op “moedig medewerkers aan om circulaire ontwerpprincipes toe te passen in hun projecten.” Ik heb ChatGTP gevraagd:
Hoe kan ik medewerkers stimuleren om circulaire ontwerpprincipes te implementeren in projecten?
Het antwoord luidt:
Er zijn verschillende manieren om medewerkers te stimuleren om circulaire ontwerpprincipes te implementeren in projecten. Hier zijn enkele suggesties: 1. Bewustwording creëren: Organiseer workshops, trainingen en presentaties om medewerkers bewust te maken van de voordelen en mogelijkheden van circulair ontwerpen. Laat hen zien hoe circulaire ontwerpprincipes kunnen bijdragen aan duurzaamheid en kostenbesparingen. 2. Kennis delen: Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot relevante informatie en bronnen over circulair ontwerpen. Dit kan bijvoorbeeld door het opzetten van een interne kennisbank, het organiseren van lezingen of het aanbieden van online cursussen. 3. Beloningen en erkenning: Stel beloningen in voor medewerkers die circulaire ontwerpprincipes succesvol implementeren in projecten. Dit kan variëren van financiële bonussen tot erkenning binnen het bedrijf. 4. Samenwerking bevorderen: Moedig medewerkers aan om samen te werken en kennis uit te wisselen over circulair ontwerpen. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van interne brainstormsessies of het opzetten van een intern netwerk van circulaire ontwerpers. 5. Integratie in het ontwerpproces: Zorg ervoor dat circulaire ontwerpprincipes een integraal onderdeel worden van het ontwerpproces. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van richtlijnen en checklists die medewerkers kunnen volgen bij het ontwerpen van projecten. 6. Externe samenwerking: Werk samen met externe partijen, zoals leveranciers en aannemers, die ervaring hebben met circulair ontwerpen. Dit kan helpen om medewerkers te inspireren en te ondersteunen bij het implementeren van circulaire ontwerpprincipes. Het is belangrijk om te benadrukken dat het stimuleren van medewerkers om circulaire ontwerpprincipes te implementeren een continu proces is. Het vereist betrokkenheid van het management, het creëren van een cultuur van duurzaamheid en het bieden van ondersteuning en middelen aan medewerkers.
Het wordt steeds overtuigender. Met voorgaande teksten zou ChatGTP veel beoordelingscommissies volledig voor zich winnen en heel goed scoren op het bijbehorende criterium. Ook al kan er nog wat bijgeschaafd worden: niet vaak zie ik een zo goede en compleet uitgewerkte beantwoording voorbij komen.
Voorbeeld 2: plan van aanpak
Ook plannen van aanpak worden in veel aanbestedingen gevraagd. De ene keer is het een brede vraag die over het gehele project gaat, de andere keer moeten marktpartijen een specifiek onderwerp behandelen. Ik heb ChatGTP de volgende vraag gesteld:
We gaan een nieuw kantoorgebouw bouwen in het hart van het centrum van een grote stad. Schrijf een aanpak om diverse soorten overlast van de bouwwerkzaamheden te beperken. Besteed in elk geval aandacht aan winkelend publiek, bewoners, winkeliers, gebouweigenaren, politie en hulpdiensten.”
Het antwoord van ChatGTP luidt:
Voor het beperken van diverse soorten overlast tijdens de bouwwerkzaamheden van een nieuw kantoorgebouw in het hart van het centrum van een grote stad, zijn er verschillende aanpakken die je kunt volgen. Hier zijn enkele suggesties om rekening te houden met het winkelend publiek, bewoners, winkeliers, gebouweigenaren, politie en hulpdiensten: 1. Communicatie en planning: Zorg voor een duidelijke communicatie en planning met alle betrokken partijen. Informeer het winkelend publiek, bewoners, winkeliers, gebouweigenaren, politie en hulpdiensten over de bouwwerkzaamheden, de verwachte duur en mogelijke overlast. Geef hen ook de mogelijkheid om vragen te stellen en feedback te geven. 2. Verkeersmanagement: Werk samen met de lokale autoriteiten en verkeersdeskundigen om een gedetailleerd verkeersmanagementplan op te stellen. Zorg voor duidelijke omleidingsroutes en bewegwijzering om de bereikbaarheid van omliggende winkels en woningen te waarborgen. Houd ook rekening met de behoeften van hulpdiensten en zorg voor voldoende toegang tot het bouwterrein. 3. Geluids- en trillingsbeheersing: Neem maatregelen om geluidsoverlast en trillingen tot een minimum te beperken. Gebruik bijvoorbeeld geluidsisolerende materialen en technieken tijdens de bouwwerkzaamheden. Plan ook de meest lawaaierige activiteiten buiten de drukste winkel- en woontijden. 4. Stof- en afvalbeheer: Implementeer effectieve maatregelen om stof en bouwafval te beheersen. Gebruik bijvoorbeeld afdekzeilen en stofschermen om te voorkomen dat stof zich verspreidt naar omliggende gebieden. Zorg ook voor regelmatige reiniging van de bouwplaats en het opruimen van afval. 5. Veiligheid en beveiliging: Werk nauw samen met de politie en hulpdiensten om de veiligheid en beveiliging tijdens de bouwwerkzaamheden te waarborgen. Zorg voor voldoende verlichting rondom het bouwterrein en neem maatregelen om de toegang tot het terrein te beperken. Communiceer ook duidelijk over eventuele veiligheidsrisico’s en noodprocedures. 6. Stakeholderbetrokkenheid: Betrek alle betrokken partijen bij het proces en luister naar hun zorgen en suggesties. Organiseer bijvoorbeeld regelmatige bijeenkomsten of workshops om feedback te verzamelen en eventuele problemen aan te pakken. Dit kan helpen om een positieve relatie op te bouwen en begrip te creëren tussen het bouwproject en de omgeving. Het is belangrijk om te benadrukken dat elke situatie uniek is en dat het raadplegen van experts en lokale autoriteiten essentieel is bij het ontwikkelen van een specifieke aanpak voor jouw project.”
Ook hier geldt: er zijn mogelijkheden om het antwoord bij te schaven en uit te breiden, maar in de basis is het een prima antwoord waarmee veel beoordelingscommissies volledig worden ingepalmd. Bent u als lezer van dit artikel zelf nog niet helemaal overtuigd? Stel de volgende vraag eens aan ChatGTP: “Maak een plan voor veiligheidsmanagement tijdens de bouw van een appartementencomplex.”
En ik heb nog een suggestie. Vraag eens: “Welke valkuilen zijn er bij communicatie met stakeholders over overlast van bouwprojecten?” Het antwoord is griezelig goed.
Analyse en conclusie
ChatGTP biedt zeer goede ondersteuning aan marktpartijen bij het opstellen van visies en plannen van aanpak in aanbestedingen. Partijen die weinig of geen verstand van een onderwerp hebben, kunnen met de juiste inzet van ChatGTP een zeer goede aanmelding c.q. inschrijving doen. Zij hebben hiervoor nauwelijks nog een goede tekstschrijver nodig, want de kwaliteit van de teksten die ChatGTP genereert is hoog.
Naarmate de mogelijkheden van ChatGTP meer bekend en gebruikt worden, zal de gemiddelde kwaliteit van visies en plannen van aanpak toenemen. Als marktpartijen verstand van zaken hebben en hun beloften uit de aanbesteding kunnen waarmaken bij de uitvoering van de opdracht, dan is ChatGTP een geweldig hulpmiddel dat ook voor opdrachtgevers een positief effect heeft. Een gevaar is wel, dat in de aanbesteding het onderscheid tussen marktpartijen steeds kleiner wordt, omdat het voor iedereen gemakkelijk is om een perfect antwoord samen te stellen. Selectie- en gunningscriteria zijn bedoeld om verschillen tussen inschrijvers bloot te leggen en te komen tot een rangorde. ChatGTP bedreigt het onderscheidend vermogen van inschrijvers. Althans, als opdrachtgevers hun criteria met betrekking tot visies en plannen van aanpak (en het bijbehorende beoordelingskader) niet veel beter gaan formuleren dan op dit moment gebeurt. Een scherpere vraagstelling is nodig, die marktpartijen dwingt om hun ervaring verifieerbaar en bij voorkeur ook meetbaar te maken. Het vragen naar visies en plannen van aanpak moet in elk geval veel kritischer worden afgewogen dan tot op heden gebruikelijk is. En waarschijnlijk komen de nodige opdrachtgevers tot de conclusie, dat een ander criterium beter onderscheid maakt.
Als je bijvoorbeeld een gebouw wilt laten ontwerpen dat goed scoort op circulariteit en hiervoor een architect zoekt, dan kan het verstandiger zijn om niet naar de visie van de architect te vragen, maar naar concreet bewijs dat de architect de gewenste competentie écht in de vingers heeft. Een referentieproject met een gestandaardiseerde/genormeerde score op het gebied van circulariteit bijvoorbeeld. Suggesties voor methodieken staan bijvoorbeeld in Het Nieuwe Normaal.
In de gunningsfase van een aanbesteding zelf zijn er ook wat mogelijkheden om het potentiële probleem dat ik in dit artikel behandel, voor te zijn. Het meest voor de hand ligt het niet toepassen van criteria die ‘gevoelig zijn voor ChatGTP’. Of om het gebruik van ChatGTP – bij criteria die er gevoelig voor zijn, maar toch gebruikt worden – te verhinderen. In de openbare selectiefase van een aanbesteding zie ik hiervoor niet direct mogelijkheden. In de gunningsfase heb ik echter – om andere redenen – wel eens een aanbesteding georganiseerd met een eendaagse sessie, waarin de geselecteerde gegadigden in een kleine team in één werkdag een probleem kregen voorgeschoteld en aan het einde van deze dag hun oplossing moesten presenteren, zonder externe hulpmiddelen. Mogelijk zijn er in die richting oplossingen om het kaf van het koren te scheiden.
Verder kan je overwegen om in een overeenkomst een boete op te nemen, die je kunt innen wanneer de winnende inschrijver zijn beloften niet nakomt. Dit is altijd al het overwegen waard geweest, maar met de opkomst van ChatGTP lijkt het belang hiervan – bij toepassing van criteria zoals een plan van aanpak – toe te nemen. Zo’n boete zou voor marktpartijen een drempel kunnen opwerpen om lichtzinnig met ChatGTP gegenereerde ideeën op te schrijven. Daarnaast kan vaker de toepassing van een concretiseringsfase worden overwogen. Deze fase dient om vast te stellen of de winnende inschrijver zijn inschrijving echt kan waarmaken. Als dit niet het geval is (wat uiteraard niet gewenst is), wordt de overeenkomst ontbonden en kan de opdrachtgever met een andere marktpartij zaken doen.
Tenslotte: ChatGTP kan niet alleen marktpartijen helpen bij het doen van hun aanmelding/inschrijving, maar kan ook opdrachtgevers helpen bij het formuleren van goede criteria. Stel ChatGTP maar eens de volgende vraag:
Schrijf een selectiecriterium voor een aanbesteding, waarbij aan architecten wordt gevraagd hun visie te geven op circulariteit. Formuleer het selectiecriterium zodanig, dat de architecten alleen goed kunnen scoren als zij hard bewijs leveren dat zij het onderwerp circulariteit écht in de vingers hebben.
Het antwoord zal je verbazen.