Processen in kaart brengen
Voor goed informatiemanagement is het allereerst belangrijk alle processen helder in kaart te brengen vanuit het perspectief van de proceseigenaar (de gebruiker centraal dus). En het – zoals wij dat noemen – informatielandschap op te stellen dat nodig is om de gebruikers te voorzien van de informatie die zij bij de uitvoering van deze processen nodig hebben.
Welke systemen gebruiken jullie in jullie organisatie, welke bronnen van informatie hebben jullie en hoe zorgen jullie ervoor dat die elkaars taal spreken, zodat informatie uitwisselbaar is?
Welke stappen doorlopen jullie áltijd in projecten en bij vastgoedonderhoud, zodat jullie eenduidige processen hebben?
Informatiestromen inzichtelijk maken
Ongeacht de fase of complexiteit van een project is het dus belangrijk om álle informatiestromen tot in detail in kaart te brengen. Pas dan weet je zeker dat de juiste informatie op het goede moment beschikbaar is.
Met heldere processen en een duidelijk informatielandschap worden immers ook je informatiestromen inzichtelijk. En dan kan informatie ten behoeve van de aansturing van het project of de organisatie op een eenduidige en efficiënte manier worden verzameld en uitgewisseld.
Dat wil zeggen dat informatie altijd op dezelfde plek en via dezelfde route wordt ontsloten.
Een route die precies aansluit bij de behoefte van de gebruiker.
Let op: redeneer vanuit de gebruiker, niet de techniek
Wat nog vaak misgaat bij het in kaart brengen van de processen en het informatielandschap, is dat daarbij wordt geredeneerd vanuit de techniek. Welke systemen zijn er mogelijk, hoe richten we die in en hoe voorzien we de gebruiker dan van informatie?
Onze ervaring: de techniek sluit bij die volgorde vaak niet aan bij de behoefte van de gebruiker. Werk vooral bottom up. Kijk eerst naar wat de gebruikers nodig hebben en bepaal op basis daarvan op hoe informatie wordt aangeboden, zodat de daarvoor ingezette systemen ook echt toegevoegde waarde leveren.
Dus niet het documentbeheersysteem, het BIM of het nieuwste communicatieplatform is leidend.
De eindgebruikers vormen de centrale spil bij de ontwikkeling of verbetering van het informatielandschap van een organisatie. Zij zijn tenslotte de mensen die de systemen en informatie in dit landschap nodig hebben voor hun werk.
Gratis whitepaper
Collega Toine Bullens schreef een whitepaper over informatiemanagement. In deze whitepaper lees je wat informatiemanagement is en hoe je informatiemanagement goed kan organiseren binnen jouw organisatie. Inclusief praktijkvoorbeelden uit het onderwijs, de zorg, het bedrijfsleven en de GWW.
Download de whitepaper hier gratis!