De eerste 2 blogs in deze reeks gingen onder meer in op het belang van gezamenlijke (vastgoed)ambities, hoe je draagvlak en samenwerking creëert en hoe je komt tot een vastgoedbeleid waar iedereen achter staat. Lees deel 1 en deel 2 over gemeentelijke fusies in Groningen.
Zoals in de vorige blogs in deze reeks al naar voren kwam is van tevoren bekijken of je – als verschillende gemeenten – dezelfde doelen nastreeft, heel belangrijk. Door samen het vertrekpunt te bepalen, komt het gedeelde einddoel meer in zicht.
Ook met het delen van je kennis, ervaring en systemen kun je niet vroeg genoeg beginnen. De kans is groot dat je er per gemeente een heel eigen werkwijze op nahoudt. Als je dat wilt samenvoegen heb je tijd nodig. Tijd om van elkaar te leren en nader tot elkaar te komen. Niet geheel onbelangrijk daarbij is een duidelijke taakverdeling maken. Wie doet wat, zowel tijdens de fusie als daarna? Daarover gaat dit blog.
Het belang van een stuurgroep: wie doet wat?
Er speelt zoveel tijdens een fusie en er komt zoveel op je af, voor je het weet raken er taken tussen wal en schip. Bepaal daarom vooraf wie je nodig hebt en wie wat doet, gedurende het hele traject. De mensen op de juiste plek dus. Maak een stuurgroep op bestuurlijk niveau, uiteraard met een vertegenwoordiging van elke gemeente. Zet daarnaast een projectteam neer met daarin de collega’s die nu verantwoordelijk zijn voor de portefeuilles en verbind medewerkers van de diverse beleidsterreinen met elkaar via werkgroepen.
Moet het allemaal tegelijk tijdens zo’n gemeentelijke fusie? Nee, zeker niet. Wat we veel zien bij gemeentelijke fusies is een twee-stappenaanpak. Dan fuseren de gemeenten eerst op ambtelijk en daarna op bestuurlijk niveau. De ambtenaren werken dan eerst nog een tijd met losse vastgoedportefeuilles en verschillende gemeenteraden aan wie verantwoording wordt afgelegd. Zo gaat het op dit moment bijvoorbeeld bij de gemeente Haarlemmermeer, waarbij de bestuurlijke fusie met Haarlemmerliede en Spaarnwoude pas volgend jaar ingaat. Dat kan een prima aanpak zijn, omdat het je de gelegenheid geeft om van elkaar te leren en dingen van elkaar over te nemen. Op het moment dat je dan echt gaat samenvoegen heb je al zaken geregeld en gaat het soepeler. Het is een goed voorbereidingstraject, waardoor alles makkelijker één geheel wordt bij de bestuurlijke fusie.
Ook belangrijk: objectiviteit. Die kun je borgen met een onafhankelijke kwartiermaker. Eerder schreef ik al over hoe we voor de gemeenten Spijkenisse en Bernisse fungeerden als kwartiermaker toen zij fuseerden tot de gemeente Nissewaard. Als je vastgoedorganisaties flink verschillen in cultuur, portefeuille, vastgoedkader en administratie, is het heel fijn als er een externe is die objectief kijkt wat de beste methodiek is voor allemaal. Die in kaart brengt wat de voor- en nadelen zijn van bepaalde methoden en het beste van alles combineert.
Zo’n objectieve blik is ook prettig bij het veelal complexe vraagstuk van de huisvesting. Waar ga je je als ambtelijke en bestuurlijke organisatie vestigen? Dat is een emotioneel beladen onderwerp. Dan is het fijn als een externe en objectieve partij de voor- en nadelen van de opties op een rij zet op basis van de eisen en wensen die je gezamenlijk formuleert. Want je hebt de puur rekenkundige kant – hoeveel ruimte hebben we nodig – maar ook eisen en wensen omtrent duurzaamheid, bereikbaarheid, uitstraling, kosten en ga zo maar door.
En na de fusie? Ga je als vastgoedorganisatie alles zelf regelen en uitvoeren? Of ga je het regisseren?
De vraag ‘Wie doet wat’ heeft ook nog een andere kant, namelijk hoe je de taken gaat verdelen na de fusie. Deze vraag doelt daarmee zowel op hoe je onderling de taken verdeelt binnen de afdeling, als op welke taken je als gefuseerde vastgoedorganisatie zelf oppakt en welke je uitbesteedt. Deze twee aspecten hangen sterk met elkaar samen, want het antwoord op wat je gaat uitbesteden hangt mede af van de aanwezige kennis en competenties binnen je eigen organisatie. Wat kún je zelf doen en wat wíl je zelf doen? Dit moet je als één van de eerste zaken helder hebben, want het is een fundamentele keuze.
De visie van de gemeente, je ambities en de taken die dat met zich meebrengt sturen die keuze ook. Hecht je als gemeente belang aan je rol als werkgever, dan hou je meer mensen in dienst dan wanneer je beweegt richting een afgeslankte organisatie. En hoe werk je als gemeente: projectgestuurd of gebiedsgestuurd? En wil je dat als vastgoedorganisatie volgen? De besturingsfilosofie van de gemeente kan bijvoorbeeld zijn om zoveel mogelijk uit te besteden en idealiter breng je je eigen werkwijze als vastgoedorganisatie daarmee in lijn. Maar dit kan ook risico’s en kosten met zich meebrengen die je niet wilt lopen/maken, waardoor je toch dingen zelf wilt blijven doen. Dat moet je dan ook kunnen uitleggen. Waarom je de dingen anders doet.
Omdat er nog veel meer vragen spelen rondom dit vraagstuk van zelf doen of uitbesteden in de volgende blogs in deze reeks meer hierover. Als je gaat regisseren, welke rol geef je de markt dan? En welke competenties heb je nodig? We hebben ook een publicatie beschikbaar, met daarin alle vragen en antwoorden op een rij. Interesse? Vraag de publicatie over gemeentelijke fusies in Groningen aan. Of neem contact met mij op.
Brink Management / Advies adviseert over vastgoed- en huisvestingsvraagstukken. Ook gemeenten begeleiden we op allerlei vlakken. Van nieuwbouw of renovatievraagstukken voor de eigen organisatie, tot het uitwerken van vastgoedbeleid en het inrichten van de vastgoedorganisatie. We werken vanuit Groningen, Rotterdam en Eindhoven.