Als grote organisatie met veel eigen vastgoed wil je niet alleen dat je gebouwen in goede staat blijven. Je wil bij het beheren en onderhouden van die gebouwen ook flexibel mee kunnen bewegen met veranderende omstandigheden. Zeker in deze tijd van elkaar snel opvolgende maatschappelijke, economische en technologische ontwikkelingen, sterk fluctuerende energie- en materiaalprijzen, continu veranderende wet- en regelgeving en tekort aan technici.
Veel onderhoudscontracten bieden alleen weinig ruimte om tussentijds aanpassingen te doen. Dat leidt regelmatig tot discussies tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers. Terwijl er bij beide partijen vaak wel de wíl is om het anders te doen. In de praktijk lúkt het alleen niet. Dat komt onder andere door de contractvormen die nu gekozen worden. Daarom ontwikkelden wij bij Brink een proces en contract dat flexibel, efficiënt, transparant en innovatief is, specifiek voor ketensamenwerking in technisch vastgoedbeheer. Het resultaat: meer inzicht, een hogere kwaliteit, meer flexibiliteit en veel fijner samenwerken. De case van KLM bewijst dat.
Wat was het vraagstuk?
KLM is een organisatie met een grote diversiteit aan vastgoed: kantoren, hospitality, industrieel. Een organisatie ook, die veiligheid en businesscontinuïteit hoog in het vaandel heeft. Haar vastgoed moet de verschillende divisies bieden wat zij nodig hebben om optimaal te presteren. Tegelijkertijd heeft KLM een dienstverlening die door economische, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen continu onderhevig is aan veranderingen. Daarmee heeft KLM niet alleen behoefte aan een onderhoudspartner met brede kennis, er is ook grote behoefte aan flexibiliteit in het asset management. Hoe dat te realiseren?
Stap 1: ambitie formuleren
Om te realiseren wat je nodig hebt, moet je eerst heel goed weten wat je nodig hebt. Stap 1 was dus het in kaart brengen van de ambitie van KLM RE&FC. Heel belangrijk daarbij: hoe verhoudt die ambitie zich tot de huidige situatie en wat zijn de randvoorwaarden voor het behalen van die ambitie?
Deze eerst stap wordt vaak overgeslagen. Bij aanbestedingen van het beheer & onderhoud zien we dat overeenkomsten vaak juridisch en inkoop-technisch helemaal zijn dichtgetimmerd. Dat biedt echter alleen maar schijnzekerheid, want hoe kun je als opdrachtgever al precies weten hoe alles gaat verlopen? Heb je de opgave dan helemaal helder? Weet je wie welke risico’s het beste kan dragen en hoe je omgaat met de financiële consequenties van de steeds veranderende vraag?
Stap 1 is dus altijd dat je als opdrachtgever eerst helder hebt wat de integrale opgave is. Voor KLM betekende dit dat er aanbesteed moest worden. Er was op dat moment maar beperkt inzicht in de status van het vastgoed, er was veel achterstallig onderhoud, de regieorganisatie was niet ingericht op de benodigde aansturing & control en de kwaliteit en kosten van het asset management waren al 13 jaar niet gechallenged in de markt.
Samen met Brink stelde KLM uitgangspunten op voor die aanbesteding en na akkoord van de directie om de eigen organisatie anders in te gaan richten en de werkzaamheden in de markt te zetten, kon worden gestart met de aanbesteding.
Onze aanpak bij KLM:
Stap 2: aanbesteding uitschrijven
KLM wist door het doorlopen van stap 1 goed wat zij wilde, namelijk samen met partners de KLM-ambities waarmaken. Het doel: het inrichten van een ketensamenwerking die flexibel, efficiënt, transparant en innovatief is. Geen lock-in, dus geen afhankelijkheid van één partij en gedragen besluitvorming op basis van Best Total Value. Flexibiliteit en marktconformiteit door de gehele keten was een voorwaarde voor KLM.
Stap 3: partners selecteren
Zo’n zoektocht naar een geschikte partner begint natuurlijk altijd bij de vraag of de partner wel kan wat je vraagt. Is er een technical fit? Daarna is het van belang ook te kijken naar de cultural fit. Past de partij bij jou en bij jouw situatie?
De tender resulteerde in een eerste selectie van negen marktpartijen. Allemaal partijen met ‘hard services’ als core business en de benodigde schaalgrootte en proven performance. Tijdens de selectiefase belden en bezochten we onder andere de opgegeven referenties. Voor KLM bleek niet één partij ‘best in class’ op alle van de volgende kritische succesfactoren:
- Uitvoering operatie (discipline & domein)
- Verbeteren operationele efficiëntie
Verbinden strategie met operatie door middel van assetmanagement - Goede governance ondersteunt maken bewuste strategische keuzes
- Safety & Compliance
Gezamenlijk bleken Croonwolter&dros, Spie en Equans dit echter wel te zijn. Daarom vroeg KLM hen of zij samen de consortiumpartner van RE&FC wilden worden. Dit wilden zij en dat resulteerde in de oprichting van 4AMS als partner Hard Services van KLM RE&FC.
Stap 4: contract
Samen met KLM en 4AMS ontwikkelden we óók een nieuw contract. Een contract voor KLM om in de samenwerking met 4AMS continu met elkaar in gesprek te blijven. Het contractmechanisme is als volgt:
- Langjarig samenwerken op basis van vertrouwen
- KLM betaalt nooit te veel / 4AMS krijgt nooit te weinig
- Openboek
- Marktconform
- Kostprijs +
- Risico’s daar leggen waar ze beheersbaar en inzichtelijk zijn.
- Best Total Value businesscases (kosten, risico, functionaliteit, duurzaamheid, innovatie en planning).
- Fasering: Borging continuïteit – Basis op Orde – Doorontwikkeling
- Jaarlijkse evaluatie van de samenwerking!
Dit nieuwe contract, dat specifiek is ontwikkeld voor ketensamenwerking in technisch vastgoedbeheer, is uniek in de markt. Nooit eerder werd de behoefte aan betere ketensamenwerking op zo’n manier tot in de haarvaten geoperationaliseerd.
Stap 5: proces bepalen
Het proces van een nieuwe ketensamenwerking is natuurlijk óók cruciaal. Wat vaak fout gaat: opdrachtgevers vragen opdrachtnemers al vanaf de start een stuk ambitie door te vertalen. Maar vaak weet je dan nog helemaal niet echt goed wat die ambitie inhoudt. Of wat daar dan voor nodig is.
Daarom startte KLM en 4AMS met het borgen van de continuïteit. Oftewel: in eerste instantie liep alles door zoals het was. Zo realiseerden ze samen een soepele overgang voorkwamen ze verstoring van het primaire proces en de business. Bovendien kregen ze inzicht in zaken als financiën, assets en het MJOP. Welke data, systemen, processen en mensen hebben ze nodig om het goed te kunnen doen?
Door in die periode stap voor stap voor elke activiteit het optimum te bepalen van variabelen zoals tijd, geld, duurzaamheid, planning en kwaliteit, kozen KLM en 4AMS voor de activiteiten en producten die daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen. Ze brachten de basis op orde, zodat ze daarna de goede dingen goed gingen doen.
John Sowa (corporate real estate manager KLM): “In de fase van Basis op orde hadden we al meer inzicht in het onderhoud dan we voorheen hadden en verliep het onderhoud al beter. Door de manier waarop we nu samenwerken kunnen we grotere klussen ook heel snel beoordelen en afhandelen. Daarin passen we het Best Total Value-principe toe: voor elke bon boven de €5000 euro wordt een scoring gemaakt, zodat meteen helder is: zo draagt deze actie bij in waarde voor nu en de toekomst.”
In de fase daarna, de doorontwikkeling, zijn KLM en 4AMS door dat heldere contract en die gedegen basis in staat het samen steeds beter doen. Omdat je elk moment dat je een beslissing moet nemen, de juiste, bewuste beslissingen met elkaar neemt. Je bent daardoor ook in staat te anticiperen op de behoeftes die ontstaan. Je bent wendbaar.
Stap 6: continuïteit borgen
Inmiddels loopt het contract tussen KLM en 4AMS sinds 1 april 2020. Het contractmechanisme heeft zich bewezen. Door corona kwam de dienstverlening van KLM een tijd zelfs bijna volledig stil te liggen. Het onderhoud van haar vastgoed ging daardoor van 100 fte, naar 40 fte en nu weer richting 120 fte. En al die tijd hoefden KLM en haar consortium-partners Croonwolter&dros, Spie en Equans niet één keer terug naar de onderhandelingstafel.
Meer weten?
Meer weten over integraal, wendbaar assetmanagement en hoe wij organisaties hierbij begeleiden? Neem contact op met Frank Ruitenga via mail f.ruitenga@brink.nl of kom naar het seminar: Samenwerken (in beheer & onderhoud) zoals het bedoeld is op 9 oktober 2023 op Schiphol-Oost.
Leer over de ‘best practices’ aan de hand van de wijze waarop KLM en de samenwerkingspartner 4AMS (een consortium van CWD, Equans en Spie) hier invulling aan hebben gegeven.
Klik hier voor het volledige programma en aanmelding: Seminar: Samenwerking zoals het bedoeld is – PPSNetwerk.nl