“De afgelopen vijftien jaar zijn er veel gebouwen bijgekomen op de EUR, verspreid over verschillende faculteiten. Maar de laatste jaren zien we de groei van de studentenpopulatie afvlakken, niet alleen bij ons, maar in de hele onderwijssector”, aldus Pepijn Bakker. Als Afdelingshoofd Strategy bij de dienst Real Estate and Facilities is hij verantwoordelijk voor de strategie en campusontwikkeling. Het slimmer inrichten van kantoorruimte is een van de speerpunten van zijn afdeling: “De campus bestaat uit generieke onderwijsruimten, algemene voorzieningen en kantoorruimte. Met name de kantoorruimte wordt nu heel inefficiënt gebruikt en is aan verbetering toe”.
In deze transitie werkt hij nauw samen met Brink-adviseur Yolanda Majewski-Steijns. De samenwerking begon met de begeleiding van de economische faculteit naar een nieuwe manier van werken en breidde zich uiteindelijk uit naar de gehele EUR“. Voor de renovatie van het zogenaamde Tinbergen gebouw, de centrale spil op de campus, heb ik samen met de gebruikers in kaart gebracht hoe we de kantoorruimte efficiënter kunnen inrichten en gebruiken”, aldus Yolanda. “We kwamen erachter dat we behoorlijk wat kantoorruimte kunnen besparen als mensen werkplekken gaan delen én alsnog een goede werkomgeving kunnen maken waar iedereen goed kan werken. Uiteindelijk is dit opgeschaald en een flexfactor van 0,7 bepaald voor de hele organisatie. Daarmee komen er voortaan 7 werkplekken voor elke 10 fte in de organisatie”.
“De oplossing hadden we eigenlijk al”, vult Pepijn aan, “maar er was destijds nog niet echt een urgente aanleiding, want er was geen probleem. Dat kwam toen we moesten gaan besparen op huisvestingskosten”.
Yolanda kreeg vervolgens de taak om deze complexe puzzel te leggen. Hoe kunnen we de kantoorruimtes van alle faculteiten opnieuw inrichten om meer ruimte over te houden en het liefst zelfs gebouwen leeg te krijgen? De grootste uitdaging was het meekrijgen van medewerkers. Pepijn: “Open kantoren en wisselen van werkplek gedurende de dag, dat past traditioneel niet bij de wetenschap. Mensen zijn gehecht aan eigen werkplekken, ze willen het liefst de hele dag op hun eigen plek zitten. Het gesprek over flexkantoren, riep dan ook behoorlijk wat weerstand op. We kregen bijvoorbeeld protestbrieven, waarin werd verwezen naar wetenschappelijk onderzoek over de nadelen van flexplekken”.
Het omslagpunt in de gesprekken kwam toen het team een transparant verhaal deelde over de noodzaak van het project. Pepijn: “We hebben op een gegeven moment een plaatje laten zien, waarop stond ‘Stenen of mensen’. Daarin hebben we de kosten per fte en per vierkante meter kantoorruimte naast elkaar gelegd. Zo werd duidelijk dat het inkrimpen van kantoorruimte ervoor zorgde dat we niet op personeelskosten hoefden te bezuinigen. We hadden meteen een heel ander gesprek. We zijn ook bij andere universiteiten gaan kijken die al met flexplekken werken. Zo kregen medewerkers er een beeld bij en verdween een deel van de weerstand”.
“Daarnaast was het belangrijk om het misverstand rond flexen weg te nemen”, vertelt Yolanda. “Werkplekken delen is niet hetzelfde als werken in een open kantoor. Wij maken geen open kantoren, maar goede, afgesloten werkplekken waar medewerkers de hele dag kunnen werken zoals zij gewend zijn. Alleen wanneer iemand afwezig is, kan die plek door een ander worden gebruikt. Deze uitleg bleek essentieel voor het begrip en de acceptatie”.
Inmiddels is er een plan. In 2028 gaan de eerste kantoormedewerkers, van de Erasmus School of Economics, over naar de nieuwe flexruimte. De andere faculteiten volgen later. In de nieuwe opzet is er ruimte voor 7 werkplekken voor elke 10 fte. “Dat is meer dan de flexfactor van 0,5 die de overheid hanteert”, aldus Pepijn. “We weten dat onze collega’s het belangrijk vinden om elkaar vaak op de werkplek te zien. Tegelijkertijd zijn mensen ook regelmatig onderweg, op conferenties of werken ze thuis”.
Yolanda was niet alleen verantwoordelijk voor de strategie van het project, maar ook betrokken bij de uitvoering. Pepijn: “Het was voor ons heel fijn om dat allemaal in een persoon te hebben, die goede voelsprieten heeft, weet wat mensen beweegt en hoe je ze meekrijgt. Yolanda voelde echt als iemand van ons, niet als een externe adviseur. Bijkomend voordeel is dat er altijd andere expertises van Brink konden aanhaken mochten we die nodig hebben”.
“Wat ook prettig was aan de samenwerking is dat ik drie dagen in de week hieraan kon spenderen en dat er veel vrijheid was om dat op mijn eigen manier te doen”, vult Yolanda aan. “Dat geeft veel vertrouwen. En het biedt de EUR en ons de flexibiliteit om mee te denken over vraagstukken die anders misschien niet onderdeel waren geweest van de opdracht. Denk hierbij aan het meeschrijven van stukken voor besluitvorming, gesprekken voeren met de universiteitsraad, even sparren over ontwikkelingen in Den Haag en ga zo maar door. Zo kun je als adviseur echt toegevoegde waarde bieden en niet alleen leveren wat er is afgesproken”.
De belangrijkste les uit het traject? “Dat het belangrijk is om de noodzaak van een verandering goed uit te leggen richting eindgebruikers”, aldus Pepijn. “Dat hebben we zelf wat onderschat. Maak inzichtelijk wat bepaalde beslissingen betekenen, dan kun je het hebben over de manier waarop in plaats van over de noodzaak van de verandering”.