Lerende organisatie
De stap maken van ISO 9001:2008 naar ISO 9001:2015 kun je natuurlijk heel kort door de bocht doen, door alleen die elementen aan te pakken die nieuw zijn. Maar iets kort door de bocht doen, dat kennen we niet bij Brink Management / Advies. Als we iets doen, dan doen we het goed en doordacht. Zo ook dus deze stap in onze ISO 9001 certificering. We grepen het aan om een grote verbeterslag door te voeren in het totale kwaliteitsmanagementsysteem.
Die ruimte was er ook. In tegenstelling tot de 2008-certificering geeft de 2015-certificering veel meer vrijheid. Van hele strikte regels over het opstellen van allerlei documenten zegt de ISO-norm nu eigenlijk: het maakt niet uit wat je opschrijft, als het maar passend is voor de organisatie en je het naleeft. Met het oog op de lerende organisatie die we willen zijn, pelden we het afgelopen jaar onze processen helemaal af, om vervolgens een kwaliteitssysteem op de bouwen dat volledig bij onze manier van werken past.
Ons kwaliteitsmanagementsysteem kent nu vier kernprocessen:
- strategievorming
- kennisontwikkeling
- projecten
- kwaliteitsmanagementsysteem (dit betreft een overkoepelend proces).
Daarnaast kennen we ondersteunende processen: HRM, ICT-middelen, informatiemanagement, communicatie en financiën.
Kwaliteitssysteem op maat
In plaats van een flink handboek dat niemand graag openslaat, is ons kwaliteitssysteem nu dus op maat gemaakt voor onze medewerkers. Het doorloopt alle stappen van hun dagelijkse werk. Vanaf de uitvraag van een opdrachtgever, de offertevorming, het contract, de projectbegeleiding, de projectafronding en de evaluatie. Voorheen lieten we de projectevaluatie bijvoorbeeld vrij. Nu is dat echt onderdeel van ons kwaliteitssysteem. Met reden natuurlijk. We willen het lerend effect van de projecten benutten om het kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren en uiteindelijk nog meer klantwaarde te leveren.
Steeds beter worden
Makkelijk was het hele proces niet. Het vroeg heel wat denkkracht om tot een logisch geheel te komen. Van de betrokken adviseurs, maar zeker ook van het MT. Binnen de ISO-norm is dat ook belangrijk, dat het managementteam betrokkenheid toont. Al was dat niet de reden van die betrokkenheid. We wilden dit graag. Het maakt ons beter.
Ons nieuwe kwaliteitssysteem gaat ook echt over de medewerkers. Over kennismanagement en kennisdeling en hoe je jezelf en je collega’s verder kunt ontwikkelen om nog meer waarde toe te voegen voor de klant. Dat helpt nu we er handen en voeten aan geven, want iets bedenken is nog altijd iets anders dan het implementeren. Maar het past echt, zien we nu. En dat was precies de bedoeling.