Samen sneller door integraal samenwerken
Parallel plannen draait in de basis om het waar mogelijk gelijktijdig organiseren van processen die voorheen vaak na elkaar plaatsvonden. Een project dat traditioneel vijf tot zeven jaar duurt, zou dan in twee à drie jaar kunnen worden gerealiseerd.
“Een interessante aanpak, met veel oog voor de samenwerkingskant. Tegelijkertijd is het voor ons geen compleet andere projectaanpak,” zegt Joey. “Het principe ‘parallel plannen’ passen we al geruime tijd toe in onze projecten. Door processen parallel te organiseren en daarbij oog te hebben voor elkaars belangen, kun je namelijk enorme tijdswinst boeken.”
De kern van parallel plannen zit volgens Alain in het integraal samenwerken: “Met parallel plannen werk je in een integraal projectteam met alle betrokken partijen. Je gaat wekelijks met elkaar om de tafel en samen zorg je voor open communicatie. Juist daar gaat het vaak mis, partijen die op elkaar wachten door een mismatch in communicatie. Als je dat goed organiseert, kun je echt versnellen.”
Onafhankelijke procesregisseur als sleutel
Een belangrijk element binnen parallel plannen is de rol van de onafhankelijke procesbegeleider. Iemand die niet vanuit een eigen belang opereert, maar onafhankelijk van de partijen het proces als geheel bewaakt.
“Op veel plekken ontbreekt zo’n onafhankelijke procesregisseur,” zegt Joey. “Voor je het weet communiceer je te weinig met elkaar. Door een procesregisseur expliciet aan te stellen, nodig je uit tot overleg en afstemming.”
Volgens Alain vraagt deze werkwijze wel iets van de samenwerkende organisaties: “Je moet aan de voorkant veel meer organiseren. Er zijn veel activiteiten die parallel lopen, dus je hebt veel mankracht nodig. Tijd, geld en capaciteit moeten beschikbaar zijn. Als je dat vooraf niet goed regelt, loop je vast en verlies je juist snelheid.”
Randvoorwaarden eerst op orde
Juist het organiseren van randvoorwaarden aan de voorkant was voor Joey een belangrijke les uit de training.
“Als je niet vooraf kijkt naar alle randvoorwaarden, dan raak je je snelheid kwijt. Budgetten, capaciteit, bestuurlijke afspraken, dat moet je vroegtijdig helder hebben. Bij gemeenten zitten daar ook vaak vaste procedures en voorwaarden aan vast. Dat vraagt om ander leiderschap en een andere manier van organiseren.”
Joey vervolgt: “We hebben bijvoorbeeld binnen een gebiedsontwikkeling in Dordrecht al direct dingen anders gestructureerd en aandacht gevraagd voor het invullen van de randvoorwaarden” En Alain vult aan: “in Vlaardingen heb ik ten behoeve van de woningbouwontwikkeling in de Binnenstad heel veel tijd gestoken in het vooraf op orde krijgen van de randvoorwaarden. Dit om een goed startpunt te creëren en het parallel plannen goed toe te passen.”
Van losse expertise naar teamkracht
Wat beide collega’s aanspreekt, is dat parallel plannen inzet op de integrale samenwerking tussen partijen met open communicatie en flexibiliteit als kernwaarden.
“In de training stond samenwerking centraal,” zegt Alain. “Daarbij werd ook ingegaan op de zachte kant van samenwerking. Zo hebben we ook stilgestaan bij weerstand, die kom je altijd tegen, en hoe je daar goed mee omgaat. Ook het verschil tussen projectmanagement en procesmanagement werd expliciet gemaakt. Dat vraagt andere kwaliteiten en soms ook een ander type mensen.”
Parallel plannen betekent ook fysiek samenkomen, kort-cyclisch werken en continu afstemmen. “Het is intensiever,” zegt Joey. “Maar ook leuker, en als je van vijf jaar naar drie kunt, dan ben je behoorlijk aan het versnellen.”
Brink als partner bij parallel plannen
Volgens beide Brinkers sluit de aanpak van parallel plannen naadloos aan op kennis en ervaring binnen Brink en het DNA van Brinkers. Samenwerking is een vast onderdeel van de projectaanpak.
“Wij werken binnen ruimtelijke opgaven met de inzet van onder meer planners en risicomanagers,” zegt Joey. “In gemeenteland, en met name gebiedsontwikkeling, is het inzetten van projectbeheersing, waar dat onder valt nog niet overal gebruikelijk. Soms zijn er bijvoorbeeld geen planners al onderdeel van een team. Daar begint het al.”
Brink beschikt over procesmanagers en regisseurs die gebiedsontwikkeling kunnen faciliteren. “Wij kunnen kick-offs organiseren, samenwerkingssessies begeleiden en integraal procesmanagement toepassen,” aldus Alain. “Daarnaast hebben wij ook planners beschikbaar en mensen die risicosessies kunnen begeleiden en risicoanalyses kunnen uitvoeren. Dit om de nodige structuur en sturing in een gebiedsontwikkeling in te brengen.”
De toegevoegde waarde van Brink zit volgens Alain ook in het kunnen begrijpen van alle belangen: “Wij werken in de praktijk voor corporaties, gemeenten en marktpartijen. We kennen de rol en belangen van zowel de publieke partijen als de markt. Dat maakt dat wij echt kunnen verbinden.”
Landelijke pool van onafhankelijke procesbegeleiders
Beide collega’s maakten deel uit van de eerste klas met 15 ervaren professionals die de opleiding ‘parallel plannen’ hebben gevolgd die vanuit het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening is opgezet. De komende maanden wordt er nog een tweede groep opgeleid. Deze mensen vormen een expertpool van onafhankelijke procesbegeleiders die onder de vleugels van het ministerie in het land ingezet kunnen worden om woningbouwprojecten te helpen versnellen.
“Gemeenten, woningcorporaties en ontwikkelaars kunnen gebruikmaken van deze pool,” legt Alain uit. “We kunnen ingezet worden om inspiratiesessies te houden, parallel planscans uit te voeren om versnellingsmogelijkheden te vindenof om gedurende langere tijd als onafhankelijke procesregisseurs ingezet te worden bij een woningbouw of gebiedsontwikkeling. Het is de bedoeling dat de expertpool ook echt als community gaat fungeren. We zullen komend jaar ook meerdere keren bij elkaar komen om ervaringen uit te wisselen, tools te ontwikkelen en elkaar te helpen waar mogelijk. Het doel is helder: woningbouw versnellen.”