Succesvol resultaatgericht samenwerken? Eerst de basis op orde

Arthur van Wijk werkt met opdrachtgevers aan beleid- en organisatievraagstukken in vastgoed(sturing), ruimtelijke ontwikkeling en warmtetransitie. Arthur deed eerder onderzoek naar de meerwaarde van RGS voor opdrachtgevers en opdrachtnemers in opdracht van de Stichting RGS en Stichting VGO.

Jorn Reijnders is een zeer ervaren adviseur in beheer, onderhoud, exploitatie en duurzaamheid. Hij gaat met opdrachtgevers om de tafel om samen te bepalen wat er allemaal mogelijk is met al die vastgoedinformatie. Het doel: gericht kunnen sturen op prestatie.

Mathilde Smit stort zich het liefst op complexe maatschappelijk ingestoken vraagstukken op het snijvlak van data en beleid. Om deze helemaal te analyseren en uit te pluizen en vervolgens met een oplossing te komen die impact creëert.

Jasper Ponte is contractspecialist en adviseert in veel projecten op het gebied van Europees of privaat aanbesteden. Hij vertelt in dit artikel wat de nieuwe aanbestedingswet kan betekenen voor RGS.

Veel partijen hebben inmiddels ervaring met een vorm van resultaatgerichte samenwerking bij beheer en onderhoud van vastgoed. Ook vanuit Brink zijn we op allerlei manieren bij opdrachtgevers en opdrachtnemers die resultaatgericht samenwerken betrokken. In opdracht van Stichting RGS en Stichting VGO deden we bovendien onderzoek naar de vraag wat de meerwaarde is van RGS (zie kader).

Arthur: “Of je het nu RGS noemt of niet, in de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers zien we bij beheer en onderhoud van vastgoed een duidelijke verschuiving van een inspanningsverplichting naar een resultaatverplichting. Opdrachtgevers vragen marktpartijen om vanuit hun expertise mee te denken over de beste onderhoudsstrategie. Uit ons onderzoek blijkt dat zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers hier op termijn voordelen van ondervinden.”

Waarom werken partijen resultaatgericht samen? Welke voordelen ervaren zij? En wat zijn belangrijke aandachtspunten? In opdracht van Stichting RGS en Stichting VGO deden we bij Brink onderzoek naar de vraag wat de meerwaarde is van RGS.

De conclusie van het onderzoek is positief. Op een flink aantal aspecten ervaren zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers duidelijk meerwaarde van het werken met RGS. Deze hebben te maken met voorspelbaarheid, in control zijn, continuïteit en werken aan de lange termijn.

Opdrachtgevers ervaren meer budgetzekerheid en verbetering van de kwaliteit van woningen. Opdrachtnemers ervaren dat zij aantrekkelijker werkgevers zijn geworden. Effecten op langere termijn zijn naar verwachting hogere bewonerstevredenheid, kostenbesparing en faalkostenreductie. RGS zorgt voor leuker werk, kennisontwikkeling en professionalisering.

Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten uit het onderzoek gekomen: het voortraject kan intensief zijn en RGS vergt goede sociale en communicatieve vaardigheden en de juiste kennis. RGS is ook samen leren: een samenwerking moet groeien en vraagt om een open houding en een vertrouwensband.

Eenvoudig was het onderzoek niet. Mathilde: “De grootste uitdaging was het zoeken naar verbanden tussen een groot aantal variabelen. We hebben dit opgelost door het schrijven van een script waardoor we uiteindelijk met één klik op de knop heel veel verbanden door konden rekenen en visualiseren.”

Het rapport gratis downloaden kan op de website van Stichting RGS: Publicaties | RGS NL

 

Vanuit Brink adviseerden we inmiddels tientallen woningcorporaties over vraagstukken rondom samenwerking, beleid en organisatie. We zijn op allerlei manieren betrokken: als organisatieadviseur, procesbegeleider, data-analist, informatiemanager, contractspecialist.

Wat we leerden: goed samenwerken lukt niet als je eigen basis niet op orde is. Dat geldt voor resultaatgericht samenwerken en eigenlijk iedere andere vorm van samenwerking.

Jorn: “Dat klinkt natuurlijk heel logisch en dat is het ook. Je kunt pas eisen stellen of afspraken maken als je de dingen zelf goed onder controle hebt. Als je weet wat je wil. Toch zien we dat deze stap in eerste instantie vaak wordt overgeslagen. Dat komt ook doordat je je niet altijd bewust bent hiervan.”

Mathilde: “Een woningcorporatie komt bijvoorbeeld bij ons met de vraag of we willen helpen een begroting te maken voor het bezit van een woningcorporatie: 10.000 woningen, wat kost dat aan onderhoud? Daar heb je betrouwbare data voor nodig. Al grasduinend komen we er echter achter dat die er niet zijn. Bijvoorbeeld doordat wat ergens bedacht is, niet zo is geïmplementeerd. Waardoor niet duidelijk is wat nou de staat is van het vastgoed.”

“Een van de oorzaken hiervan is dat er geen heldere definities en beleidsregels zijn over wat de woningcorporatie belangrijk vindt. Want als je dat niet kan definiëren, kun je ook niet sturen op kwaliteit en betaalbaarheid.”

Jorn: “Een definitieverschil kan grote gevolgen hebben. Wat bedoelen we bijvoorbeeld precies met planmatig onderhoud, mutatieonderhoud en serviceonderhoud? Wat is wat en hoe zien we dat? En wat verstaan we onder kwaliteit? Voor een pand dat op de planning staat om gesloopt te worden is dat anders dan voor een pand dat je nog 25 jaar wil doorexploiteren. Hier zie je dat als de basis niet op orde is en er geen duidelijke uitgangspunten zijn, je dat later in het proces enorm in de weg zit. Daardoor heb je dan die betrouwbare data niet. Weet je niet precies wat de bedoeling is. Voor jezelf is dat al lastig, laat staan in een samenwerking met opdrachtnemers.”

Mathilde: “Naast duidelijkheid hebben over definities en beschikken over betrouwbare data, is het heel belangrijk om helderheid te hebben over taken en rollen. We zien best vaak dat woningcorporaties nog bezig zijn met de goedkeuring van de begroting, als ze eigenlijk al bezig hadden willen zijn met de uitvoering. Dat zit veelal in onduidelijke processen en verantwoordelijkheden.”

“Van tevoren is dan niet helemaal duidelijk wat er allemaal moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Daardoor werken mensen langs elkaar heen of loop je steeds achter de feiten aan. Als je er niet in slaagt om op basis van de juiste informatie op het goede moment de begroting af te hebben, is de kans groter dat je niet helemaal het juiste doet of te laat met de uitvoering kunt starten. Met als gevolg ad hoc werkzaamheden en soms ook moeite hebben het beschikbare budget op tijd te besteden.”

De basis op orde brengen dus, daar begint het mee. Maar wat betekent dat dan precies?

Arthur: “Zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau heb je daarin als opdrachtgever dingen te doen. Op strategisch niveau gaat het om je beleid: hoe je omgaat met onderhoud en beheer. Wat is je visie hierop? Hoe belangrijk zijn bewonerstevredenheid, duurzaamheid en kwaliteit, hoe verhouden die zich tot elkaar en wat zijn op dat soort thema’s je doelen? Zonder heldere visie kun je geen heldere vraag stellen aan de markt.”

“Op tactisch niveau gaat het om je processen. Hoe zijn intern de taken en verantwoordelijkheden verdeeld en is dat duidelijk? Weet iedereen wat hij moet doen? En als dat helder is, welke taken en rollen zie je dan voor je onderhoudspartners? Wat blijf je zelf doen, wat besteed je uit? Hoe kun je je organisatie zo inrichten, dat kennis en expertise de juiste plek krijgt binnen de samenwerking? Heel belangrijk ook in deze is de keuze: wie beheert de data. Onderhoudspartners verzamelen veel data. Laat je die bij hen in een extern platform of houd je deze in eigen beheer? Wij adviseren vaak om de data in eigen beheer te houden.”

“Op operationeel niveau gaat het om de keuze voor je onderhoudspartners en hoe je de praktische samenwerking ziet op projecten.

Jorn: “Die processen en de manier waarop je je organisatie inricht, dat is zó relevant. We zijn ook met steeds meer woningcorporaties in gesprek over de overdracht van nieuwbouw naar onderhoud. Hoe zorg je dat alle informatie over een nieuwbouwproject na oplevering goed bij de afdeling beheer en onderhoud terechtkomt? Hoe zorg je dat je bij nieuwbouwplannen al meteen de kennis en expertise van beheer en onderhoud wordt meegenomen?”

“Sowieso zie je dat de kokers die de afdelingen bij woningcorporaties van oudsher vormden, vervagen. En dat is goed. Voorheen zag je dat een complex óf werd verduurzaamd of een vervanging kreeg van badkamer, keuken en toilet. Nu gebeurt dat veel slimmer door maatregelen te combineren. ‘Als we toch een steiger opbouwen, kunnen we dan niet meteen…?’ Dat scheelt ook overlast voor de bewoners.”

Arthur: “De input vanuit opdrachtnemers helpt hierbij. Met de kennis en ervaring die zij meebrengen zie je veelal sneller hoe je slimmer kan onderhouden. Op zo’n manier samenwerken vraagt natuurlijk wel om vertrouwen. En vertrouwen begint weer met duidelijke afspraken maken. Hoe kunnen we de dingen betrouwbaar krijgen? Hoe weten we van elkaar wat we bedoelen? Als we afspraken moeten maken, hoe schrijven we dat dan op?”

Goed weten wat je als opdrachtgever wil is om nog een andere reden belangrijk, zo blijkt tijdens ons gesprek. Jasper volgt al jaren de inbreukprocedure die de Europese Commissie startte tegen de Nederlandse staat. De Europese Commissie vindt dat Nederlandse woningcorporaties aanbestedende diensten zijn, die de Aanbestedingswet moeten toepassen. Dit betekent dat het steeds waarschijnlijker wordt dat corporaties hun opdrachten moeten gaan aanbesteden.

Jasper: “Bij resultaatgericht samenwerken worden veelal meerjarige en projectoverstijgende raamovereenkomsten afgesloten. Volgens de aanbestedingswet mag een raamovereenkomst echter maar een looptijd hebben van vier jaar. Dat is anders dan hoe het nu gaat, waarbij het uitgangspunt van RGS is om veel langer met elkaar samen te werken dan vier jaar.”

“Dit betekent niet, dat resultaatgericht samenwerken in de toekomst niet meer mogelijk is. Welk effect de Aanbestedingswet precies gaat hebben op RGS is reden voor nader onderzoek, maar zeker is wel dat het belangrijk is een weloverwogen afweging te maken voor hoe je met beheer en onderhoud omgaat. De Aanbestedingswet is ook een reden om de data over je bezit in eigen beheer te houden. Zodat je hierin niet meer afhankelijk bent van derden.”

“Over de Aanbestedingswet en RGS gaan we vanuit Brink later zeker meer over publiceren: hoe kun je onder de Aanbestedingswet door met resultaatgericht samenwerken?”

Jorn: “Dit laat ook weer zien waar we als Brink sterk in zijn: we overzien het geheel. We brengen altijd meer dan enkelvoudige expertise mee.”

Arthur: “Dat zie je inderdaad ook aan de samenstelling aan deze tafel. Expertise op beleidsvraagtukken, procesverbetering, organisatieverandering, data-analyse, informatiemanagement, contracteren en aanbesteden; we brengen het allemaal mee. Bovendien kennen we de corporatiewereld goed en is onze kennis van RGS groot.”

Mathilde: “We zijn ook gevraagd een vervolgonderzoek te doen na ons onderzoek naar de meerwaarde van RGS. Voor Stichting VGO gaan we breed in de branche ophalen waar woningcorporaties behoefte aan hebben bij het selecteren van professionele partners. Daar zijn we de komende maanden mee aan de slag. Erg leuk om te doen.”

Jasper: “En er komt dus absoluut een vervolgartikel over RGS en de Aanbestedingswet. Een heel actueel onderwerp dat veel impact zal hebben op woningcorporaties. Later meer hierover.”