Wíllen is één, het ook kúnnen iets anders
We zien en ervaren het dagelijks in onze samenwerking met opdrachtgevers en opdrachtnemers: binnen de keten van technisch vastgoedbeheer is iedereen intrinsiek gemotiveerd het goede te doen. Om samen te werken, te ontwikkelen, positief bij te dragen. En toch zien we ook onbegrip en conflicten binnen de ketensamenwerking van gebruikersorganisatie, vastgoedorganisatie, opdrachtnemer en onderaannemers. En een mechanisme waarbij partijen alleen hun eigen gewin nastreven.
Hoe kan dat?
Want niemand wil dit. Die conflicten en het onbegrip leiden ertoe dat arbeidskrachten niet effectief worden ingezet. Dat het niet lukt flexibel mee te gaan in (technische) trends en ontwikkelingen. Dat de doelstellingen van de samenwerking niet worden behaald. Dat er geen plezier is in het samenwerken.
Hoe kan het dan toch gebeuren?
Het probleem zit in de afspraken die opdrachtgevers en opdrachtnemers met elkaar maken. De contracten. Want ondanks de wil om samen te werken in vertrouwen, zijn contracten vaak toch nog gebaseerd op wantrouwen en controle. En het lukt partijen niet om dat te doorbreken.
Er is dus behoefte aan partnership, maar de afspraken die daartoe leiden zijn er niet. Wij weten hoe dit anders kan.
Een goede voorbereiding is het halve werk
De oplossing begint bij de opdrachtgever. Bij aanbestedingen van het beheer & onderhoud zien we dat overeenkomsten vaak juridisch en inkoop-technisch helemaal zijn dichtgetimmerd. Dat biedt echter alleen maar schijnzekerheid, want hoe kun je als opdrachtgever al precies weten hoe alles gaat verlopen? Heb je de opgave dan helemaal helder? Weet je wie welke risico’s het beste kan dragen en hoe je omgaat met de financiële consequenties van de steeds veranderende vraag?
Stap 1 is dus altijd dat je als opdrachtgever eerst duidelijk hebt wat de integrale opgave is. Waar ben je nu eigenlijk van en waar moet het naartoe? Wat ga je als afdeling vastgoed zelf doen en wat vraag je aan de markt? Wie draagt welke risico’s? Wat is daarin realistisch? Pas als je je integrale opgave kent, weet welke taken, rollen en verantwoordelijkheden daarbij horen en op welke manier je wilt samenwerken met de markt, kun je op zoek naar de partner die bij je past.
Wel belangrijk om dan ook eerst te doen, is je eigen organisatie zo inrichten dat dit past bij hoe je met de markt wilt samenwerken. Vaak gaan we op zoek naar een partner, stellen we allerlei eisen aan deze partij, maar vergeten we dat we als opdrachtgever ook een belangrijke verantwoordelijkheid hebben binnen de samenwerking. En dit vergt eigenlijk altijd, in min of meerdere mate, een verandering van werkwijze, systemen en soms zelfs van de organisatie zelf. En ook daar kunnen we je bij Brink mee helpen.
Partner zoeken: technical en cultural fit
Als je precies weet wat je nodig hebt en wat er ingericht moet worden, heb je alle uitgangspunten gedefinieerd voor de aanbesteding. Het is de rode draad die je helpt bij het selecteren van de juiste partner.
Zo’n aanbesteding begint altijd bij de vraag of de partner wel kan wat je vraagt. Is er een technical fit? De vervolgvraag is dan: is er ook een de cultural fit? Past de partij bij jou en bij jouw situatie?
Een partij die super professioneel is en alle processen, middelen en methoden op de plank heeft liggen, klinkt vaak heel aanlokkelijk. Als jij zelf echter nog onvoldoende in staat bent om die professionaliteit op waarde te schatten, dan voelt het samenwerken met zo’n partij vaak als een black-box waardoor je je grip en vertrouwen snel kwijtraakt. Een partij die jou meeneemt en samen met jou oploopt in de ontwikkeling die nodig is, past dan waarschijnlijk op dat moment veel beter bij je. Daarom is het echt onder ogen zien van jouw realiteit in die eerste stap zo belangrijk.
Ketensamenwerking tot in de haarvaten operationaliseren
Heb je je partner geselecteerd, dan gaat het natuurlijk om de afspraken die je met elkaar maakt. Hoe zorg je dat je niet alleen zégt transparant te willen zijn, maar dat je het ook daadwerkelijk bent? Hoe zorg je voor écht gezamenlijke doelen? Hoe ga je de flexibiliteit die je nodig hebt in de samenwerking samen borgen? Wat voor mechanismes zijn dan nodig?
Samen met juristen ontwikkelden wij hiervoor een contract. Een contract om in de samenwerking continu met elkaar in gesprek te blijven. Zodat je niet alleen zegt, maar ook voor elkaar krijgt dat je:
- Werkt op basis van vertrouwen.
- Een eerlijk verdienmodel hebt, waarbij je als opdrachtgever nooit te veel betaalt en als opdrachtnemer nooit te weinig krijgt.
- De risico’s belegt bij degene die deze het beste kan beheersen.
- Transparantie hebt in de samenwerking.
- Gezamenlijke doelen nastreeft.
- Stuurt op basis van Best Total Value afwegingen.
- Helderheid hebt in onderlinge verwachtingen ten aanzien van het sturings- en verantwoordingsproces.
Dit nieuwe contract, dat specifiek is ontwikkeld voor ketensamenwerking in technisch vastgoedbeheer, is uniek in de markt. Nooit eerder werd de behoefte aan betere ketensamenwerking op zo’n manier tot in de haarvaten geoperationaliseerd.
Makkelijk was het ook zeker niet. Juristen proberen afspraken immers vaak dicht te zetten, terwijl wij juist de geest van de samenwerking in artikelen wilden vastleggen. Het leidde tot goede discussies, waardoor we uiteindelijk samen tot een optimum kwamen van beide aspecten.
Continuïteit borgen, basis op orde, doorontwikkelen
Het proces van een nieuwe ketensamenwerking is natuurlijk óók cruciaal. Wat vaak fout gaat: opdrachtgevers vragen opdrachtnemers al vanaf de start een stuk ambitie door te vertalen. Maar vaak weet je dan nog helemaal niet echt goed wat die ambitie inhoudt. Of wat daar voor nodig is.
Daarom adviseren wij als ketenregisseur te starten met het borgen van de continuïteit. Oftewel: in eerste instantie loopt alles door zoals het liep. Zo realiseer je samen een soepele overgang naar nieuwe partij(en) en voorkom je verstoring van het primaire proces en de business.
Wat je óók voorkomt: dat je tijd investeert in het verzamelen van data of het optuigen van systemen en processen die je eigenlijk helemaal niet nodig hebt. Want je weet pas wat je nodig hebt, als je samen een half jaar of een jaar samenwerkt. Pas dan krijg je goed inzicht in zaken als financiën, assets en het MJOP. Welke data, systemen, processen en mensen je nodig hebt om het samen goed te kunnen doen.
Door in die periode stap voor stap voor elke activiteit het optimum te bepalen van variabelen zoals tijd, geld, duurzaamheid, planning en kwaliteit, kies je voor activiteiten en producten die daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen. Je brengt de basis op orde en gaat de goede dingen goed doen.
In de fase daarna, de doorontwikkeling, ben je door dat heldere contract en die gedegen basis in staat het samen steeds beter doen. Omdat je elk moment dat je een beslissing moet nemen, de juiste, bewuste beslissingen met elkaar neemt. Je bent daardoor ook in staat te anticiperen op de behoeftes die ontstaan. Je bent wendbaar.
Het resultaat:
- Veel fijnere samenwerking
- Een passende vastgoedorganisatie
- Een geoptimaliseerde vastgoedportefeuille
- Hogere kwaliteit
- Goede balans OPEX & CAPEX
- Sturen op TCO
Investeringen gaan zich terugverdienen.
Niet één keer terug naar de onderhandelingstafel
Deze aanpak – borging continuïteit, basis op orde, doorontwikkeling – heeft zich bewezen in de praktijk. We doorliepen dit proces onder andere met KLM, een organisatie met een grote diversiteit aan vastgoed en gebruikers, en een dienstverlening die continu onderhevig is aan veranderingen. Door corona kwam de dienstverlening van KLM een tijd zelfs bijna volledig stil te liggen. Het onderhoud van haar vastgoed ging daardoor van 100 fte, naar 40 fte en nu weer richting 120 fte. En al die tijd hoefden opdrachtgever en opdrachtnemers niet één keer terug naar de onderhandelingstafel.
Andere organisaties waar we deze aanpak toepassen zijn TU Delft, gemeente Utrecht, Alliander, gemeente Rotterdam en gemeente Amsterdam.
Meer weten over onze aanpak? Neem contact op met Kasper Nieuwstraten of Frank Ruitenga.
