Woningmarkt, urgenter dan ooit

Prestatiecontracten, waarom?

Rijkswaterstaat past prestatiecontracten toe bij het meerjarig onderhoud over haar percelen en wegen. Ook wel het areaal genoemd. De arealen moeten tijdens de looptijd van het contract aantoonbaar aan alle gestelde eisen blijven voldoen. Het is aan de opdrachtnemer, als expert, om te bepalen welke werkzaamheden hiervoor nodig zijn. Waarom een prestatiecontract en geen traditioneel bestek? De achterliggende gedachte is dat deze contractvorm leidt tot meer kwaliteit en efficiëntie in de totale keten. Deze contracten kennen een lange doorlooptijd en bieden ruimte aan de opdrachtnemer om vanuit vakmanschap en goed huisvaderschap, met de ogen en oren dagelijks in het areaal, de juiste werkzaamheden, op het juiste moment, op de juiste locatie uit te voeren. Deze ruimte biedt volop kansen voor de opdrachtnemer: vanuit eigen expertise écht mogen en kunnen doen wat nodig is voor het meest gewenste eindresultaat.

Onze ervaring leert echter dat dit door de complexiteit en omvang van deze contracten niet eenvoudig is te organiseren: het vraagt om een systematische aanpak door opdrachtnemers, van grof naar fijn, van papier naar gedrag, met de juiste middelen voorhanden. Daar waar voorheen het projectmanagement veelal productgericht was op alleen de uitvoering van het werk, is het in dit type contracten juist nodig om vanuit een integrale blik, grip te krijgen op de totale scope van het project. Dit is meer dan alleen de uitvoering en bestaat uit verschillende processen die cruciaal zijn om het eindresultaat zo efficiënt en goed mogelijk te behalen. Het liefst in één keer goed!

“Wanneer de opgestelde processen niet samenwerken als systeem, blijft men in de praktijk op producten sturen. Waarbij processen slechts een veel te ingewikkelde papieren werkelijkheid blijven.”

Van proces naar systeem

In veel projecten zien wij daarom een toenemende focus op afzonderlijke processen die een bijdrage kunnen leveren aan het beoogd resultaat. Echter, de onderlinge afhankelijkheid tussen deze processen is vaak onderbelicht, terwijl juist daar het succes zit. Door deze enkelzijdige focus zien we dat de procesmatige aanpak in onvoldoende mate grip biedt, waardoor het projectteam toch vaak weer terugvalt in de productgerichte aanpak: ‘brandjes’ blussen gedurende de uitvoering. Het gevolg hiervan is dat veel processen enkel en alleen nog maar een papieren werkelijkheid vormen, zonder een wezenlijke bijdrage te leveren: de gevreesde papieren tijger.

Daarom geen procesgerichte aanpak, maar een systeemgerichte aanpak! Het systeem biedt een logische samenhangende basis voor de verschillende processen en de raakvlakken hiertussen. Integrale Projectbeheersing helpt om dit systeem efficiënt en behapbaar in te richten en zo de vereiste aantoonbare kwaliteit te leveren.

Een voorbeeld: een geïmplementeerd wijzigingenproces is zeer relevant om een project te beheersen. Echter, wanneer voorgestelde wijzigingen onvoldoende integraal worden afgewogen tegen de initiële scope van het werk, die is vastgesteld in het proces scopemanagement, kunnen contractwijzigingen leiden tot onvoorziene raakvlakken die pas in de uitvoering naar voren komen. En de doorvertaling van de contractwijziging in het werk? Die nemen we natuurlijk op als nieuwe, vervallen of gewijzigde eisen in het verificatie & validatieproces. Hierdoor leveren we bovendien vroegtijdig al de juiste informatie voor het opleverdossier, wat middels het opleverproces tot stand komt, waardoor we een hoop gedoe aan de achterkant voorkomen.

De systematische aanpak in werking is niet zo ingewikkeld, sterker nog, dit mag niet ingewikkeld zijn. Juist daar ligt de kracht van projectbeheersing: het meest ingewikkelde behapbaar maken zodat er ook daadwerkelijk beheersing plaats kan vinden. Geen theoretische epistels, maar praktische vertalingen van bewezen benaderingen. Het inrichten & implementeren van dit systeem vergt focus en aandacht zo vroeg mogelijk in het project. De onderstaande succesfactoren zijn hierin cruciaal

Succesfactoren

Succesfactor 1 – zet de scope te allen tijde centraal

De basis van een prestatiecontract is het contract. Hierin zijn de eisen aan objecttypen opgenomen. Dit noemen wij de scope van het werk. Door de scope te allen tijde centraal te stellen worden faalkosten geminimaliseerd en de prestatie van objecten zeker gesteld. Het is daarom uiterst relevant om deze scope te beheren. Zorg er hierbij voor dat de onderlinge samenhang tussen eisen en objecttypen volledig helder is. Hierdoor wordt inzichtelijk welke prestatie per type object vereist is, zodat de werkzaamheden hierop toegespitst kunnen worden.

Succesfactor 2 – Zorg voor een locatie-specifieke vertaling

Wanneer duidelijk is welke eisen van toepassing zijn op de verschillende type objecten, is het cruciaal om de exacte locaties, aantallen en de huidige kwaliteit van de fysieke objecten in het areaal inzichtelijk te maken. Door de locatie, ook wel geo-informatie genoemd, te relateren aan de scope, is inzichtelijk welke eisen van toepassing zijn op de fysieke objecten binnen het areaal en kan er bepaald worden welke werkzaamheden nodig zijn.

Succesfactor 3 – hanteer de WBS als integraal sturingsmechanisme

Om optimaal grip en overzicht te houden over alle werkzaamheden binnen de scope stel je een Work Breakdown Structure, de “WBS”, op. Oftewel, een logische ordening van werkpakketten die alle activiteiten bevatten die nodig zijn om de scope te realiseren. Zorg dus dat de WBS altijd herleidbaar is naar de scope. Besef ook dat ieder afzonderlijk werkpakket een eigen verantwoordelijke kent, apart kan worden gepland, begroot en aantoonbaar kan worden opgeleverd. De WBS is in feite de ruggengraat van het project. Zorg ook dat de WBS altijd actueel blijft, ook bij (scope)wijzigingen!

Succesfactor 4 – Implementeer en maak de cirkel rond

Organiseer een beheerste implementatie van de WBS, via de planning, naar concrete aansturing over de uitvoeringswerkzaamheden. De werkvoorbereiding speelt hier een cruciale rol in. Zorg hierbij dat de uitvoeringsorganisatie heldere instructies en de juiste actuele documenten voorhanden krijgt. Investeer in de benodigde (digitale) middelen en trainingen om registraties van werk op locatie zo eenvoudig mogelijk vast te leggen. Deze registraties vormen een essentieel onderdeel van de bewijslast waarmee voldaan wordt aan de verificatieplicht. Eventuele afwijkingen en overige waarnemingen geven aanleiding tot verbetering en nieuw in te plannen werk.

De cirkel is rond

Hiermee is de cirkel rond! Het systeem is ingericht én geïmplementeerd. Geen papieren tijger, maar een integraal systeem om complexe contractstukken te vertalen naar concrete en aantoonbaar uitgevoerde werkzaamheden.

Als Brink begeleiden wij opdrachtnemers in het efficiënt inrichten van hun onderhoudsorganisatie op zowel bedrijfs- als op projectniveau. Wanneer u hier over graag wilt doorpraten, neem dan gerust contact op met Alan Kazzaz of Falco Zeekaf.