Hoe voeg je verschillende autonoom werkende laboratoria samen in een nieuw lab, waar mensen moeten samenwerken in geautomatiseerde processen? Voor die opgave stond Brink bij het HagaZiekenhuis in Den Haag. Op de hoofdlocatie aan de Leyweg hebben we de laboratoriumverdieping opnieuw ingericht tot een toekomstbestendige omgeving, die kennisdeling versterkt. We hebben de uiteenlopende wensen en eisen van de laboratoriummedewerkers vertaald naar een schetsontwerp, dat breed wordt gedragen door alle betrokkenen. De verdere uitwerking van het ontwerp is inmiddels gestart.
Intensieve afstemming
Doordat een deel van onze labspecialisten ooit analist is geweest, weten we wat de labprocessen daadwerkelijk inhouden en hoe je die het beste kan uitvoeren. Elk lab-proces brengt weer een ander vraagstuk met zich mee. Dat we hierover mee kunnen denken, geeft de gebruikers vertrouwen dat ze een goed werkend lab krijgen, waarin ze kunnen samenwerken. We begrijpen dat we bijna het onmogelijke vragen van de gebruikers: keuzes maken in vaak ingrijpende veranderingen voor de toekomst. Waarbij het toekomstbeeld continu veranderd door innovatieve ontwikkelingen en automatisering van werkprocessen. Daarom zijn we extra trots op het resultaat, dat we in intensieve afstemming met alle stakeholders hebben bereikt.
Complexe puzzel
De uitdaging was niet alleen om de laboratoria, back-office en opslag logisch te positioneren op het beperkte vloeroppervlak. Ook het implementeren van de nadrukkelijke wens om de voorheen autonoom werkende labs meer te laten samenwerken, is complex. Dat vraagt om een hele nieuwe aanpak en werkwijze. In het HagaZiekenhuis liep het uitwerken van het schetsontwerp parallel aan het uitwerken van de samenwerkingswens. Hierbij hebben we voortdurend getoetst wat de impact van het ontwerp op de samenwerking is en visa versa. Dat is een ingewikkelde puzzel, waarbij vertrouwen winnen en inlevingsvermogen doorslaggevend zijn voor het succes.
Stapsgewijze aanpak
We hebben gekozen voor een stapsgewijs werkproces met labadvies, projectmanagement en procesregie. Per thema en type lab hebben we een werkgroep ingericht. Zoals: opslag, werkprocessen, backoffice en automatisering. In elke werkgroep stelden we gerichte vragen. Wat heb je nodig, hoe werk je, wat zijn je prioriteiten? Waar kun je samenwerken? Hier kwam een concrete prioritering uit voort, waarmee we de discussies productief konden voeren. Bijvoorbeeld: Als we moeten kiezen tussen laboratoria of kantoor, wat gaat dan voor?
De uitkomsten van die werkgroepen zijn samengevoegd tot een vlekkenplan, dat plenair aan alle betrokken is toegelicht. Hierdoor ontstond een gemeenschappelijke deler in de prioriteiten. En kregen alle betrokkenen inzicht in elkaars uitdagingen en de gemaakte keuzes. Ook als het niet over eigen werkplek of lab ging.
Het vlekkenplan is opgesteld in nauwe samenwerking met het eigen Brink-team, de stakeholders van Haga en overige adviseurs van Haga. Voor de kostenraming van het labmeubilair heeft Brink de eigen ontwikkelde tool Labarometer ingezet.
Betere en integrale zorg
Het nieuwe, gezamenlijke lab is modern met geautomatiseerde diagnostiek. Hiermee kan het HagaZiekenhuis efficiënter, veiliger en toekomstbestendiger werken. We zijn trots dat Brink een bijdrage heeft kunnen leveren aan het breed gedragen schetsontwerp. En dat daarmee voor de patiënten in de regio Den Haag de juiste diagnostiek kan worden verricht. Of het nu gaat om bloedbuisjes van de prikposten of analyses voor specialistisch onderzoek. Het is geweldig om mee te maken dat een van de stakeholders over het schetsontwerp zegt. ‘Dit is het lab waarmee we de toekomst in gaan.’ Juist omdat alle betrokkenen het nieuwe lab samen hebben bedacht.