Thuiswerken en de energiecrisis: hoe ziet ons toekomstig kantoorgebruik eruit?

“Vrijwel iedereen met een kantoorbaan werkt tegenwoordig een paar dagen per week thuis. En de werktijden zijn flexibeler”, ziet ook Yolanda. “We kiezen om pas na de files naar kantoor te gaan. Of om eerder te stoppen en ‘s avonds nog even door te werken. Voor de WK wedstrijden van het Nederlands Elftal waarschuwde Rijkswaterstaat bijvoorbeeld voor een vroege avondspits. Een paar jaar geleden was dat ondenkbaar. Toen werkte je toch voornamelijk van negen tot vijf.”

Ook de reden om naar kantoor te komen is volgens Yolanda veranderd: “Natuurlijk kun je op kantoor nog steeds aan een bureau werken, maar vaak kan dat ook prima thuis. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek. Voor overleggen, om samen te werken of gewoon om onder collega’s te zijn. Het ouderwetse cellenkantoor past daar niet meer bij. Of eigenlijk, nog minder dan het al deed. Vaste werkplekken blijven vaker leeg en afgesloten kantoortjes dragen niet bij aan interactie.”

Het huisvestingsadvies van Brink draait om flexibele, activiteit gerelateerde werkomgevingen die optimaal bijdragen aan de doorontwikkeling van organisaties. Dat begint met de vraag: hoe zien de werkprocessen van het bedrijf eruit, welke werkzaamheden horen daarbij en welke werkplekken kunnen die activiteiten huisvesten? Zo ontstaat een mix aan bouwstenen: een variatie aan type werkplekken die aansluiten bij de activiteiten van medewerkers.

“De overgang naar een activiteit gerelateerde werkomgeving was er al voor corona. Alleen is de thuiswerkplek nu een belangrijke bouwsteen geworden”, legt Yolanda uit. “Het percentage mensen op kantoor is lager geworden. En ze hebben andere behoeften, dus de mix van type werkplekken verandert ook. Er zijn minder focusplekken nodig om geconcentreerd te werken en meer ruimte voor samenwerking of informeel overleg. En er is behoefte aan kleinere, maar goed uitgeruste vergaderruimtes voor online meetings. Ook in kantoren van net voor corona ontbreken die vaak nog.”

Om echt flexibel te kunnen werken en de kantoorruimte optimaal te benutten, is alleen de juiste bouwstenenmix niet voldoende. Ook andere randvoorwaarden moeten op orde zijn. “Iedereen heeft bijvoorbeeld een laptop nodig die eenvoudig aangesloten kan worden op een tweede scherm. Ook faciliteiten als een goed reserveringssysteem, plug-and-play apparatuur voor hybride vergaderingen en de wifi moeten goed zijn. En het vraagt om een open cultuur, om afspraken te maken over het gebruik van de werkomgeving en de beste manier van werken voor jouw team. Je moet elkaar daar vervolgens ook op kunnen aanspreken. De hele organisatie, van ICT tot HR, moet dus betrokken zijn bij de overgang naar activiteit gerelateerd werken.”

Als we flexibeler en meer thuis werken, volstaat een kleiner kantoor. Maar wat als iedereen toch tegelijk naar kantoor komt? “We willen onze collega’s zien. Dus als iedereen op dinsdag op kantoor is, dan ga ik ook”, herkent Yolanda. “Daar kun je natuurlijk afspraken over maken. Om weloverwogen keuzes te maken in het aantal werkplekken of het afzwakken van de pieken, hebben we een pieksimulatietool ontwikkeld. Op basis van terugkerende patronen, zoals vakanties, meetings en audits, geeft die inzicht in de piekmomenten in het jaar. En we kijken naar de hoeveelheid stoelen. Naast officiële Arbo-werkplekken zijn er veel andere zitplaatsen. Vaak zijn dat er genoeg om iedereen een plek te bieden.”

Door de huidige energiecrisis komen weer meer mensen naar kantoor. Althans, dat horen we om ons heen. “We zien het niet terug in bezettingsgraadmetingen”, aldus Yolanda. “Nog niet, in elk geval. Je weet nooit wat de toekomt brengt, maar ik voorzie geen enorme toestroom op de kantoren. Mensen zijn inmiddels gewend aan de flexibiliteit en hebben thuis vaak een fijne werkplek ingericht. Hogere energiekosten zijn een afweging in de keuze om thuis te werken of naar kantoor te gaan, maar zijn lang niet altijd doorslag gevend. Dat heeft niet direct grote gevolgen voor het kantoorgebruik.”

Toch is Yolanda voorzichtig in het advies om gelijk veel vierkante meters kantoorruimte af te stoten. “Je moet flexibel blijven. Voor de groei van je bedrijf. Maar ook als er toch meer medewerkers naar kantoor komen wanneer de werkzaamheden daarom vragen. Dat soort verschuivingen moet je kunnen opvangen. In plaats van kantoorruimte te verkopen, kun je het bijvoorbeeld verhuren. Dan hou je controle. En een huurder die aansluit bij de activiteiten van je bedrijf, voegt zelfs waarde toe. Het draagt bij aan samenwerking, innovatie en een fijne, flexibele werkplek, net als een activiteit gerelateerde werkomgeving.”