Of het nu gaat om het aanpassen van de planning of het monitoren van de samenwerking: verbinding zoeken is het sleutelwoord. Want één ding staat vast: de harde en de zachte kant kunnen niet zonder elkaar. Drie Brinkers vertellen hoe ze de samenwerking en verbinding zoeken in hun dagelijkse werk.
Zachte kant: voortdurend verbindingen leggen
Ridwaan Tmalla en Veerle Schoondermark zijn voortdurend bezig om verbindingen te leggen tussen opdrachtgever en alle betrokkenen; de ‘zachte kant’ van een project. “Wat we veel doen, is teams in groepsverband laten stilstaan bij de samenwerking die ze hebben”, aldus Ridwaan. “Daarbij gebruiken we tools, methodieken en modellen om ze te stimuleren om even stil te staan bij hoe het nu eigenlijk gaat. Hoe werken we samen? Wat gaat goed en wat kan beter?”
Ridwaan heeft jarenlang ervaring opgedaan in de harde kant. “Als ik me bezighield met risicomanagement dan zag ik waar het mis kan gaan in het project. En dan is een zachte kant wel belangrijk, omdat je te maken hebt met mensen die zich zorgen kunnen maken. Teams worstelen met onuitgesproken belangen en verwachtingen. Dat kan anders, dacht ik. Wat me vooral interesseert is hoe mensen met verschillende achtergronden op een andere manier naar dezelfde situatie kunnen kijken. Laat mensen een melkpak zien, en de een ziet het als een zuivelproduct dat is gemaakt door koeien en de ander ziet vooral een voedingsmiddel. Wij helpen teams om die verschillende perspectieven bloot te leggen.”
De focus op de menselijke kant is van oudsher geen vanzelfsprekendheid, aldus Veerle. “Maar dat is wel aan het veranderen. De laatste jaren is er veel meer erkenning gekomen voor de menselijke kant van het vak.”
Een voorbeeld van zo’n bijeenkomst is de zogeheten Project Follow-Up. Ridwaan: “Wat je vaak ziet, is dat partijen in het begin afspraken maken met elkaar. Pas na drie maanden in het project komen ze elkaar pas goed tegen, in thema’s waar ze anders tegenaan kijken, en dan is er onenigheid. Wij proberen dat vóór te zijn, door te zorgen dat ze regelmatig met elkaar aan tafel zitten om te bespreken hoe de samenwerking ervoor staat.”
Zien alle betrokken partijen altijd het nut van dit soort bijeenkomsten? “Soms hebben ze in het begin wel moeite om er tijd voor vrij te maken omdat ze graag door willen met de opgave. Maar als teams er toch tijd voor vrij weten te maken, zien we dat de bijeenkomsten waardevol zijn. Ze komen tot nieuwe inzichten over elkaar, en de context waarin ze zich bevinden. Dit geeft een impuls aan hun samenwerking om effectiever met elkaar te werken.
Harde kant: projectbeheersing
“Ik heb altijd al een voorliefde gehad voor structuur aanbrengen, ordenen en kwantificeren”, aldus Annelieke Brouwer. Als Manager Projectbeheersing biedt ze de nodige structuur in bouw- en infraprojecten. “Eigenlijk voed ik de projectmanager voortdurend met data, op het gebied van geld, risico’s, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit.”
Maar het grootste deel van haar werkdag zit ze niet achter een bureau om spreadsheets of presentaties te maken: “Ik ben heel veel bezig met afstemmen. Ik laat de projectmanager zien hoe we ervoor staan, ik praat met teamleden om te kunnen beoordelen hoe we ervoor staan qua planning en risico’s, ik praat met aannemers, projectontwikkelaars en natuurlijk de ambtelijk opdrachtgever.”
Hoewel ze haar voorliefde voor het aanbrengen van structuur goed kan gebruiken in haar werk, is er nog een andere belangrijke skill die ze in haar rol moet hebben: “Ik moet echt overzicht houden in een complex web van onderling afhankelijke onderdelen. Dat vind ik het allerleukste, dat alles met elkaar samenhangt. Als de planning uitloopt, dan betekent dat iets voor het budget. Als je te maken krijgt met de uitval van teamlid wegens ziekte, dan ben je meteen aan het uitzoomen om het grotere plaatje te zien. Eigenlijk ben je continu een hele moeilijke rekensom aan het optimaliseren.”
Ondanks haar focus op ‘harde kant’ van een project, kan ze niet zonder het menselijke aspect: “Iedereen werkt toch een beetje op zijn eigen eiland in zo’n project. En ik heb van iedereen input nodig, bijvoorbeeld een realistische schatting van hoe lang ze denken te doen over een vergunningsaanvraag. Als er sprake is van een slechte relatie, dan zie je dat teamleden buffers voor zichzelf in gaan bouwen en bijvoorbeeld een extra lange doorlooptijd of overdreven impact van een risico doorgeven. Ik daag ze natuurlijk inhoudelijk uit als ik het vermoeden heb dat iets niet realistisch is, maar dat gaat wel een makkelijker als er al een goede relatie is en een vertrouwensbasis.”
Ben je enthousiast geworden om jouw ervaring in te zetten voor de harde of zachte kant in projecten? Wellicht is Brink de logische volgende stap in jouw carrière. Neem contact op met Annelieke, Ridwaan of Veerle of kom een keertje koffiedrinken.