Het is een snikhete dag als we elkaar voor dit interview ontmoeten bij Vermeulen Groep in Hazerswoude-Dorp. Meer dan 30 °C is het. Dat merken we binnen in het koele kantoor overigens niet zo, maar de mannen buiten hebben de opdracht gekregen extra lang te schaften in de schaduw en veel, heel veel water te drinken.
Het is wel toepasselijk dat het zo warm is, want we hebben het vandaag onder meer over de prestatiemetingen waar Vermeulen Groep veel mee te maken heeft. Zwiep Vermeulen noemt dat “de thermometer erin zetten”. Warmte is dan een goed teken en dat klopt ook, want het gaat goed met Vermeulen Groep. De waardering die het aannemingsbedrijf krijgt van opdrachtgever Rijkswaterstaat is gemiddeld een 8,7. Toch was Vermeulen Groep vandaag niet geweest waar zij nu is, als zij een paar jaar geleden niet aan de grote verandering was begonnen die zij nu doormaakt. Een interview met Zwiep Vermeulen (commercieel directeur van Vermeulen Groep) en Pascal Kersten (managing partner bij Brink Management / Advies).
Wat doen we nou toch niet goed?
“We merkten dat het echt anders werd toen we meerdere tenders achter elkaar verloren,” zegt Zwiep Vermeulen over het kruispunt waar ze zich een paar jaar geleden op bevonden. “We begrepen dat niet, want bestaande opdrachtgevers beoordeelden ons altijd goed. ‘Wat doen we nou toch niet goed?’, dachten we. We kwamen er zelf niet uit en realiseerden ons dat we externe hulp in moesten roepen. Zo kwamen we bij Pascal van Brink Management / Advies terecht.”
Veel meer verantwoordelijkheden
Pascal Kersten: “De nieuwe manier van uitvragen in de inframarkt vraagt om compleet andere competenties bij opdrachtnemers. Zij krijgen namelijk veel meer verantwoordelijkheid. Heel zwart-wit gezegd hoefden ze voorheen niet na de denken over hoe zij het werk het beste konden organiseren of om moesten gaan met de omgeving. Zij hadden deze verantwoordelijk niet, die lag bij de opdrachtgever. Nu hebben ze die verantwoordelijkheid wel. En over een veel langere periode ook nog. Vermeulen Groep was nog niet goed toegerust op die nieuwe manier van uitvragen.”
“We kregen altijd goede beoordelingen van onze opdrachtgevers,” vult Zwiep aan, “maar we wisten eigenlijk helemaal niet waarom. We wisten niet wát we dan precies zo goed deden. Die opdrachten draaiden ook vooral om de relatie, terwijl de nieuwe contractvormen vragen om bewijs. Het is zakelijker, er is meer voorbereiding en bewijslast nodig, de processen moet allemaal op orde zijn. Dat vraagt om een nieuwe manier van werken en organiseren. Van een aannemend bedrijf moesten we gaan veranderen in een dienstverlenend bedrijf.”
Van drie naar zes sterren
Pascal: “Vermeulen Groep sprak daarbij direct vanaf het begin een flinke ambitie uit. In een van onze eerste gesprekken noemde Vermeulen haar beste concurrent een 5-sterrenbedrijf. Vervolgens zei ze niet, dat ze zelf van een 3-sterrenbedrijf een 5-sterrenbedrijf wilde worden, maar ze zei: ‘We willen een 6-sterrenbedrijf worden!’ Die intrinsieke motivatie om alsmaar beter te worden is in het hele bedrijf continu voelbaar.”
Eye opener
In de eerste stap van onze samenwerking bepaalden we samen hoe Vermeulen Groep de nieuwe contracten binnen kan halen. De tweede stap draaide om hoe de organisatie moest worden ingericht om dat contract dan ook goed uit te voeren.
Zwiep: “De kritiek van Brink op onze plannen van aanpak was echt een eye opener. We hadden meerdere partijen gevraagd om ernaar te kijken, maar Brink was de enige die ons wakker schudde. Ik kwam erachter dat ik zelf eigenlijk ook helemaal niet meer begreep wat er nou stond. Brink leerde ons om plannen van aanpak veel meer vanuit het perspectief van de opdrachtgever te benaderen. Bovendien liggen de plannen weer dichtbij onszelf. Het heeft een Vermeulen-invloed en de Vermeulen-mentaliteit klinkt erin door. Dat werkt, we winnen weer tenders.”
Behoorlijk spannend
Dat was mooi, maar met het winnen van tenders was Vermeulen Groep er natuurlijk nog niet. Het bedrijf moest ook toegerust zijn om de afspraken in de contracten goed na te komen. We brachten in kaart welke competenties Vermeulen Groep nog miste om de nieuwe werkwijze succesvol te implementeren. Zodat nieuwe medewerkers konden worden aangetrokken en huidige konden worden bij- of omgeschoold. We verzorgden een opleiding Best Value, zochten samen met Vermeulen Groep naar interne ambassadeurs voor de nieuwe werkwijze en adviseerden bij het opzetten van een bedrijfsbureau.
Zwiep: “Die eerste contracten waren behoorlijk spannend. We moesten in zo’n korte tijd zoveel doen! Inmiddels zijn we al zover dat we aan het standaardiseren zijn, zodat we altijd snel kunnen starten en die hoeveelheid werk ons niet meer overvalt. De begeleiding van Brink helpt hier enorm bij. Ook door bijvoorbeeld hun input bij Project Start-Ups (PSU’s) en Project Follow-Ups (PFU’s). Mensen worden daarin echt aangesproken op hoe je samen iets gaat bouwen. Alles wordt daardoor inzichtelijker, pijnpunten worden blootgelegd en besproken en er ontstaat een heldere verdeling van de rollen. Dat heeft absoluut een grote meerwaarde voor de contracten.”
Flinke professionaliseringsslag
Moeilijk blijft wel dat een verandering tijd kost, zegt Zwiep. “We willen er het liefst morgen zijn, maar dat kan natuurlijk niet. Zo’n grote verandering gaat niet ineens en we moeten ook opletten dat we de werkdruk realistisch houden. Maar de stappen die we al hebben gemaakt zijn groot. De informatie die ik als commercieel directeur krijg is veel beter dan voorheen en het niveau van de voortgangsrapportages is steeds hoger. We hebben echt al een flinke professionaliseringsslag doorgemaakt. Het is daarbij ook heel waardevol dat Brink zoveel competenties in huis heeft. Kennis van nieuwe contractvormen, organisatieverandering, slimme softwareoplossingen met IBIS, ze kunnen ons op bijna alle vlakken helpen.”
Elkaar beter maken
Pascal: “Wij zijn op onze beurt onder de indruk van de bereidheid van Vermeulen om zich zo kwetsbaar op te stellen. Het is voor een familiebedrijf niet vanzelfsprekend om externe hulp in te schakelen, maar Vermeulen deed dat wel en stelde zich helemaal open. Dat resulteerde ook in een ander raamcontract dan anders. We spraken namelijk af om elkáár beter te maken en kennis en nieuwe inzichten continu met elkaar te delen. Dat geeft ons de kans om nóg meer van elkaar te leren. Bovendien: wij zijn als adviesbureau actief in de hele branche. Aan opdrachtnemers- en opdrachtgeverszijde. De kennis die we opdoen of werkwijzen die we ontwikkelen bij Vermeulen Groep, zijn vaak ook heel waardevol voor opdrachtgevers. Zo kunnen we hen ook helpen.”