Iedere organisatie in bouw, vastgoed en infra heeft een informatiemanager nodig

Het gevolg is dat er veel tijd verloren gaat aan het zoeken én dat dingen opnieuw moeten gebeuren. Voor vastgoedonderhoud een nieuwe inventarisatie en revisietekeningen laten maken bijvoorbeeld, omdat onduidelijk is of de beschikbare tekeningen actueel zijn. Er kan zelfs juridisch getouwtrek ontstaan, als bij een calamiteit niet bewezen kan worden dat voldaan is aan de wet- en regelgeving, omdat die documenten onvindbaar zijn.

Kortom: verouderde, onbetrouwbare of slecht vindbare informatie leidt tot verlies van kwaliteit, tijd en geld.

Gelukkig is er ook een oplossing voor dit probleem en die oplossing luidt: informatiemanagement. Informatiemanagement is de rode draad die processen en stakeholders met elkaar verbindt. Het doel is om informatie beschikbaar te stellen, overdraagbaar te maken, makkelijk terug te vinden en geen informatie te verliezen. Het maakt het werk van iedereen in de keten makkelijker en efficiënter, of het nu de vastgoedbeheerder, de projectmanager of de onderhoudsmonteur is.

Voor goed informatiemanagement is het allereerst belangrijk alle processen helder in kaart te brengen vanuit het perspectief van de proceseigenaar (de gebruiker centraal dus). En het – zoals wij dat noemen – informatielandschap op te stellen dat nodig is om de gebruikers te voorzien van de informatie die zij bij de uitvoering van deze processen nodig hebben. Welke systemen gebruiken jullie in jullie organisatie, welke bronnen van informatie hebben jullie en hoe zorgen jullie ervoor dat die elkaars taal spreken, zodat informatie uitwisselbaar is? Welke stappen doorlopen jullie áltijd in projecten en bij vastgoedonderhoud, zodat jullie eenduidige processen hebben?

Ongeacht de fase of complexiteit van een project is het dus belangrijk om álle informatiestromen tot in detail in kaart te brengen. Pas dan weet je zeker dat de juiste informatie op het goede moment beschikbaar is.

Met heldere processen en een duidelijk informatielandschap worden immers ook je informatiestromen inzichtelijk. En dan kan informatie ten behoeve van de aansturing van het project of de organisatie op een eenduidige en efficiënte manier worden verzameld en uitgewisseld. Dat wil zeggen dat informatie altijd op dezelfde plek en via dezelfde route wordt ontsloten, een route die precies aansluit bij de behoefte van de gebruiker.

Wat nog vaak misgaat bij het in kaart brengen van de processen en het informatielandschap, is dat daarbij wordt geredeneerd vanuit de techniek. Welke systemen zijn er mogelijk, hoe richten we die in en hoe voorzien we de gebruiker dan van informatie?

Onze ervaring: de techniek sluit bij die volgorde vaak niet aan bij de behoefte van de gebruiker. Werk vooral bottom up. Kijk eerst naar wat de gebruikers nodig hebben en bepaal op basis daarvan op hoe informatie wordt aangeboden, zodat de daarvoor ingezette systemen ook echt toegevoegde waarde leveren.

Dus niet het documentbeheersysteem, het BIM of het nieuwste communicatieplatform is leidend. De eindgebruikers vormen de centrale spil bij de ontwikkeling of verbetering van het informatielandschap van een organisatie. Zij zijn tenslotte de mensen die de systemen en informatie in dit landschap nodig hebben voor hun werk.

Ook belangrijk: ga stap voor stap te werk bij het doorvoeren van veranderingen in bestaande systemen. Een stapsgewijze ontwikkeling zorgt ervoor dat het behapbaar, zichtbaar en grijpbaar blijft. Gebruikers worden enthousiast en trekken het eigenaarschap naar zich toe.

Zelf passen wij deze aanpak onder andere toe bij opdrachtgevers als het Erasmus MC en de TU Delft. Met het Erasmus MC maakten we samen met de medewerkers van de afdeling vastgoedbeheer een inventarisatie van alle werkprocessen waar deze afdeling voor verantwoordelijk is. Vervolgens projecteerden we het bestaande informatielandschap over deze processen heen, zodat inzichtelijk werd welke informatie via welke systemen werd uitgewisseld. Als derde stap onderzochten we samen met de informatiebeheerders van het Erasmus MC of er omissies waren in het bestaande landschap en waar er meer efficiëntie te behalen was, bijvoorbeeld door de toepassing van BIM.

Bij de TU Delft begonnen we met het op orde brengen van alle bestaande informatie en systemen. Want een basis die niet op orde is, is geen goede voedingsbodem voor nieuwe ontwikkelingen. Eén van die toekomstige nieuwe ontwikkelingen is het gebruik van BIM, waarvan we samen met de TU Delft de toegevoegde waarde onderzoeken voor het beheer van vastgoed, hoe dit in te passen is in het informatielandschap en welke impact dit heeft op de organisatie.

Nu vraag je je misschien nog af: wie of wat is dan die informatiemanager? De informatiemanager is bij de implementatie van systemen de intermediair tussen eindgebruikers en techniek. Hij of zij begrijpt de behoefte van de eindgebruiker én weet tegen welke barrières jullie organisatie aanloopt bij de implementatie van de systemen die jullie voor ogen hebben. De informatiemanager houdt vervolgens na de implementatie van een nieuwe oplossing doorlopend een vinger aan de pols. Ontstaan er nieuwe behoeftes bij de eindgebruikers? Zijn er nieuwe ontwikkelingen in de markt en welke invloed hebben die op het informatiemanagement in de organisatie of op het project? De informatiemanager blijft dus continu in gesprek met de eindgebruikers aan de ene kant en de techniek aan de andere kant.

Daarmee is de rol van de informatiemanager tegenwoordig een onmisbare: hij of zij is degene die ervoor zorgt dat vastgoedbeheerders, projectmanagers, onderhoudsmonteurs en alle andere stakeholders op het juiste moment toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te doen.

Met een informatiemanager krijg én houd je grip op alle digitale informatie, voorkom je verspilling van tijd en geld en weet je dat het onderhoud van vastgoed en de realisatie van projecten doelgerichter en efficiënter gebeurt.

Wil je meer weten over informatiemanagement en hoe dat aan te pakken? Neem gerust contact op met mij. Ik vertel je graag meer en denk ook graag met jullie mee.

Kijk voor meer informatie over werken met data op onze pagina: Datagedreven bouw, infra & vastgoed